Työaikakirjaaminen on osa sujuvaa työpäivää
Etelä-Pohjanmaan korkeakouluyhdistyksellä oli käytössään Excel-pohjainen työajanseuranta vuosikausia. Välillä työajanseurantajärjestelmään siirtymistä pohdittiin, mutta säännöllisen toimistotyön takia päädyttiin pitkään aina siihen, että Excel on riittävä yhdistyksen tarpeisiin. Korona-pandemian ja etätyön myötä yhdistyksen toiminnassa otettiin iso digiloikka. Samoihin aikoihin Excel-työaikakirjaaminen rupesi tuntumaan yhä vanhanaikaisemmalta. Yhdistyksessä nostettiin jälleen esille kysymys siitä, voitaisiinko työajanseurannassa siirtyä myös tähän päivään.
- Tehtäväni Etelä-Pohjanmaan korkeakouluyhdistyksen hallintosihteerinä on huolehtia, että yhdistyksemme asiantuntijoilla on mahdollisuus hoitaa oma työnsä parhaalla tavalla. Aiemmin työajanseurannan nykyaikaistamista pohtiessamme törmäsimme aina siihen, että markkinoilta löytyneet ohjelmat vaikuttivat liian laajoilta tarpeisiimme. Emme halunneet maksaa turhista ominaisuuksista, joita emme tarvitse. Rauhalasta saimme markkinointipostia Nepton-työajanseurannasta. Rupesin kiinnittämään huomiota siihen, että Nepton-työajanseurantajärjestelmästä yhdistyksemme voisi ottaa käyttöönsä vain tarvitsemansa ominaisuudet, kertaa Outi Kultti.
Rauhala esitteli Nepton-työajanseurannan yhdistykselle ja kartoitti tarpeet. Hankintapäätös tehtiin, Rauhala keräsi työntekijöiden perustiedot ja loi järjestelmäasetukset kohdalleen.
- Saimme hyvin henkilökohtaista palvelua ja käyttöönottomme oli personoitu meille. Rauhalan asiantuntijat tekivät hienon työn, joka näkyi meille helppoutena, sujuvana käyttöönottokokemuksena, eikä mihinkään ylimääräiseen tarvinnut käyttää aikaa, kertoo Kultti ja jatkaa:
- Uusi työajanseurantajärjestelmä otettiin hyvin vastaan talon sisällä. Kaikki olivat innostuneita ja hyvillä mielin siitä, että nyt päästään käyttämään oikeaa työajanseurantaa. Suurin ero vanhaan on se, että siirryimme Excelin kellonaikapyöristyksistä minuuttitarkkuuteen. Tuntuu luonnollisemmalta kirjata se ihan oikea työaika. Järjestelmä hoitaa myös monet toimet, kuten lounaskirjaukset, automaattisesti. En ole kuullut kenenkään toivovan Exceliä takaisin.
Helppokäyttöinen ja kustannustehokas Nepton
- Neptonin monet, erinomaiset ominaisuudet kertovat siitä, että päätös siirtyä pois Excelistä oli oikea. Esimerkiksi hanke- ja projektiperusteinen raportointi on helpompaa. Helppokäyttöisyydestä puhuttaessa en voi olla mainitsematta myös mobiilikirjaamista! Työajan voi vaivattomasti kirjata vaikka puhelimella. Mobiilikirjaamisesta onkin tullut minulle aivan uusi perusrutiini työpäivään. Yhtä automaattisesti, kuin aamuilla avaan kannettavan tietokoneen kannen, avaan myös puhelimen sovelluksen ja klikkaa työajan alkavaksi. Työpäivän päätteeksi työkone sulkeutuu ja työaika napsautetaan puhelimesta pois päältä, kuvaa Kultti.
- Uutta järjestelmää käyttöönottaessa usein pelottaa, että mitä jos painaakin väärin. Neptonin helppokäyttöisyydestä kertoo myös korjausten tekemisen yksinkertaisuus. Virheelliset työaikakirjaukset voi joko korjata itse tai voin pääkäyttäjänä tehdä sen muiden käyttäjien pyynnöstä, iloitsee Kultti ja täydentää vielä:
- Lisäksi ehdottoman hyvä puoli Neptonissa on kustannustehokkuus. Vaikka käytämme vain osaa järjestelmän ominaisuuksista ja maksamme vain rajatuista osa-alueista, heti perään lisään, että on hienoa tietää järjestelmän monipuolisista laajenemismahdollisuuksista ja että järjestelmää kehitetään jatkuvasti. Esimerkiksi juuri saimme käyttöömme vuosiloma-, saldovapaa-ja muita vapaapyyntöjä koskevan ominaisuuden, joka vähentää sekä minun, että esimiehen paperiliikennettä ja asioiden selvittämiseen, hyväksymiseen ja arkistointiin kuluvaa aikaa.
Etelä-Pohjanmaan korkeakouluyhdistyksellä ollaan Neptonin lisäksi erittäin tyytyväisiä Rauhalan asiantuntemukseen ja asianpalveluun.
- Rauhalan tapa toimia on henkilökohtainen. Tutut asiantuntijat hoitavat yrityksemme asiat. Aina olemme saaneet avun nopeasti ja asiat on hoidettu loppuun asti, kiittää Kultti.
"Aiemmin käytimme Exceliä työajanseurantaan, mutta halusimme siirtyä nykyaikaan.
Nepton-työajanseurantajärjestelmän parhaita ominaisuuksia ovat mobiilikäyttömahdollisuus,
helppous, kustannustehokkuus, laajennettavuus, raportointiominaisuudet ja työaikaan liittyvien prosessien yksinkertaistuminen. Rauhalan asiantuntijat palvelevat henkilökohtaisesti, nopeasti ja
asiat hoidetaan loppuun asti sovitusti."
Outi Kultti | hallintosihteeri (talous ja hallinto) | Etelä-Pohjanmaan Korkeakouluyhdistys
