On aika ryhtyä toimeen, kun talouden prosessit eivät tue liiketoimintaa

BSTR:lla on käytössään Rauhala Yhtiöiden tarjoama digitaalinen taloushallinto-ohjelma Fennoa sekä palkanlaskennan nykyaikainen pilvipalvelu, Visma Payroll. Aikaisemmat taloushallinnon ja palkanlaskennan järjestelmät ja toimintatavat olivat kankeat. BSTR:ssa kaikki talouden luvut olivat silloisen tilitoimiston takana. Mitään ei päässyt tarkastelemaan itse, vaan kaikki halutut tiedot piti kysyä kirjanpitäjältä tai palkanlaskijalta. Käytössä oli myös paljon Excel-taulukoita ja muita manuaalisia ja aikaa vieviä toimintatapoja. 

- Aloitin työskentelyn BSTR:n konttoripäällikkönä vuonna 2017. Huomasin pian, että toimintatavat eivät tukeneet talouden prosesseja. Talouslukujen selvittäminen oli työlästä ja aikaa kului hukkaan, muistelee Marja Kleimola noin vuoden taakse.

- Meillä oli halu saada talouden prosessit vastaamaan tämän päivän toimintatapoja. Etsimme ratkaisuja, jotka tuovat selkeyttä, yksinkertaisuutta ja läpinäkyvyyttä toimintaan, kertaa BSTR:n toimitusjohtaja Tero Luoma.

Marja ryhtyi kartoittamaan eri palveluntarjoajia ja vaihtoehtoja:

- Rauhalaan syntyi luottamus ja ratkaisut vakuuttivat. Rauhalan asiantuntijat kartoittivat kattavasti tarpeitamme ja toiveitamme. Saimme miettiä rauhassa asioita ja kysyä lisäkysymyksiä. Missään nimessä ei tullut sellaista oloa, että meille olisi pakkomyyty jotakin. Kaikki lähti tarpeistamme ja meille yritettiin aidosti etsiä oikeantyyppisiä ratkaisuja. Minulle jäi fiilis auttamisesta ja palvelemisesta. Tapaamisemme olivat lämminhenkisiä.

- Vaikka ohjelmat vakuuttivat ominaisuuksillaan, ratkaisevinta olivat ihmiset. Rauhalan palvelulla on kasvot, Tero summaa.

Yhteistyöhön ryhdyttiin. Marja kertoo käyttöönoton sujuneen hyvin. Se sisälsi toimivan projektisuunnitelman, realistisen aikataulun sekä selkeän vastuujaon. Rauhalan pitkä kokemus ohjelmistojen käyttöönottoprojekteista näkyi tekemisessä. Apua Marja on saanut käyttöönoton jälkeenkin nopeasti Rauhalan suomalaisesta tukipalvelusta.

Onnistunut kehitystyö näkyy konkreettisesti arjessa

Marja että Tero ovat huomanneet toivottua kehitystä vanhaan. Talouden prosessien päivittämisestä on ollut hyötyä ja yhteistyö Rauhalan kanssa on luontevaa.

- Erityisesti tilintarkastusten ja tilinpäätösten yhteydessä huomasin, miten helppoa on, kun taloushallinnon toiminnot ovat digitaalisia. Fennoasta näen kaikki luvut, eikä minun tarvitse kysellä niitä nykyiseltä tilitoimistoltamme. On myös erityisen kätevää, että ohjelmassa pystyy keskustelemaan oman kirjanpitäjän kanssa, iloitsee Marja ja jatkaa:

- Samoin nykyisestä palkkaohjelmastamme, Visma Payrollista, pääsen tarvittaessa katsomaan tietoja ja hakemaan niitä itse. Jos joku työntekijöistämme tarvitsee esimerkiksi palkkatodistuksen, saan sen Visma Payrollista hetkessä. Tämä on ollut erittäin hyvä kehitysaskel ja helpottaa kovasti omaa työtäni. 

Toimitusjohtajana Tero on myös tyytyväinen siihen, että raporttien ottaminen on helppoa ja niitä on monipuolisesti: 

- Saan nopeasti esille esimerkiksi kuukausitason minituloslaskelmat. Ei voi kuin tyytyväisenä todeta, että nyt taloushallinto on tässä ajassa.

"Fennoan avulla taloushallinnon tilanteen seuraaminen on nykyaikaista ja selkeää. Ohjelmasta pääsee itse katsomaan tarvitut tiedot nopeasti, ilman, että niitä tarvitsee kysellä taloushallinnosta. Visma Payrollista palkkahallinnon tietojen hakeminen on myös vaivatonta. Talous- ja palkkahallinnon prosessien nykyaikaistaminen säästää selkeästi aikaa. Parasta yhteistyössä Rauhalan kanssa on ollut luottamus."

Tero Luoma | Toimitusjohtaja | BSTR Luova Konttori Oy