OPM Internationalilla ja Vision Groupilla oli käytössään vanhahtava toiminnanohjausjärjestelmä. Järjestelmän tuki ja ylläpito olivat valmistajan puolelta tulleet tiensä päähän. Oli aika ryhtyä katselemaan nykyaikaisempia vaihtoehtoja tilalle.
Yrityksissä aloitettiin yhteinen ja laaja uuden ERP-järjestelmän kartoitustyö. Kartoitus kesti kaiken kaikkiaan noin puoli vuotta ja sen aikana tutustuttiin kuuteen eri ERP-järjestelmään ja -palveluntarjoajaan. Ominaisuuksiensa johdosta järjestelmäksi valikoitui Visma.net ERP ja hyvin sujuneen aiemman yhteistyön kautta toimittajaksi Rauhala Yhtiöt Oy.
- Olimme turhautuneet siihen, ettei vanha järjestelmä kulkenut riittävän ketterästi mukanamme ja mm. myyjät joutuivat soittaen tarkistelemaan hintoja reissuillaan. ERP-vaihtoprojektin käynnistyessä koronan tautitilanne oli päällä koko maassa ja mekin olimme siirtyneet etätyöskentelyyn. Vanhassa järjestelmässä jouduimme takkuamaan VPN-verkkoyhteyksien kanssa. Tästä syystä pilviominaisuudet olivat meille tärkeät. Visma.net ERP on aidosti pilveen kehitetty järjestelmä ja itseasiassa ainut kartoittamistamme järjestelmistä, joka toimii täysin selaimen päällä, kuvaa OPM Internationalin ostopäällikkönä toimiva Simo Väisänen ja jatkaa:
- Tärkeitä valintakriteereitä olivat myös tiedonsiirtoon liittyvät seikat. Visma.net ERP:n puolesta puhui verkkokauppamme integroitavuus. Lisäksi johdolle tärkeä ominaisuus oli Excel-tiedostojen vienti- ja tuontimahdollisuus. Rauhalan asiantuntija hienosti demosikin meille, kuinka vaivattomasti tieto liikkuu Visma.net ERP:ssä taulukkolaskennan ja järjestelmän välillä.
Vision Groupilta kartoitusvaiheessa oli mukana myyntiassistentti Ari Taina. Väisäsen kertomien kriteerien lisäksi Taina täydentää, että monet ERP-järjestelmät olivat mammutin kokoisia:
- Mukana olisi tullut jos jonkinlaista osiota. Visma.net ERP:ssä pystymme valitsemaan palikat, joita tarvitsemme ja laajentamaan järjestelmään sitä mukaan, kun haluamme. Tämän koimme myös tärkeäksi ominaisuudeksi.
Uuden ERP-järjestelmän käyttöönotto
Vision Groupin tilikausi päättyi OPM Internationalia aiemmin, joten uuden ERP-järjestelmän käyttöönotto oli luontevaa aloittaa tästä yrityksestä.
- Järjestelmä saatiin käyttöön nopeasti ja käyttöönotto eteni ripeästi. En osaa sanoa käyttöönotosta negatiivista, sillä jos haasteita ilmeni, ne ratkottiin yhteistyössä Rauhalan kanssa. Näin asiat pääsivät jouhevasti etenemään, kuvaa Taina.
OPM Internationalilla käyttöönotto lähti liikkeelle muutamia kuukausia Vision Groupin jälkeen.
- Myönnetään, että jännitin käyttöönottoa hieman etukäteen, mutta kaikki sujui huomattavasti nopeammin ja kivuttomammin kuin osasin odottaa. Eniten aikaa veivät kolmannen osapuolen reskontran säädökset, mutta pian laskutuskin oli kunnossa, kertaa Väisänen.
Molemmat miehet kokevat, että uusi järjestelmä otettiin yrityksissä vastaan hyvin. Vanhaan järjestelmään oltiin kyllästytty ja nykyaikaisempaan haluttiin siirtyä. Kumpikaan ei näe, että järjestelmän vaihto olisi aiheuttanut muutosvastarintaa, päinvastoin sitä odotettiin.
Visma.net ERP arjessa
Jo kartoitusvaiheessa Visma.net ERP-järjestelmästä selvisi monia tärkeitä edellä mainittuja ominaisuuksia. Käytön myötä positiiviset kokemukset ovat lisääntyneet.
- Parasta Visma.net ERP:ssä on logiikka, millä koko ohjelma toimii. Logiikka on läpi järjestelmän samanlainen. Kun osaa käyttää yhtä osiota, osaa periaatteessa käyttää kaikkia. Myös Pivot-toiminnot laskutuksessa ja myynnissä ovat osoittautuneet mahtaviksi ominaisuuksiksi. Lukuja pystyy pyörittelemään eri lailla ja raportointimahdollisuudet ovat monipuoliset. Olemme yhä iloinneet jo kartoitusvaiheessa keskeisesti esiin nousseesta selainkäyttöisyydestä ja Excel-siirrettävyydestä, tiivistää Väisänen.
Samoilla linjoilla on Taina:
- Korostan kyllä tuota logiikkaa! Järjestelmä toimii käyttäjäystävällisesti. Myös raportointi on aivan eri planeetalta kuin aiemmin. Esimerkiksi räätälöitävyys toimitusjohtajan tarpeisiin onnistuu aiempaa paremmin. Monet pikkujutut, kuten hyvät hakutoiminnot helpottavat arkea. Järjestelmästä löytää hakujen avulla tiedot, jos suoraa polkua ei jaksa etsiä. Hakunäkymä ehdottaa monipuolisesti, mitä hakutuloksia asiasanoilla on löydettävissä.
Rauhalasta laajaa asiantuntemusta ja erinomaista asiakaspalvelua
- Olemme jatkuvasti yhteydessä Rauhalan yhteyshenkilöömme. Meillä ei ole kuin positiivista sanottavaa yhteistyöstä Rauhalan kanssa. Rauhala tuntee liiketoimintamme tavat ja he osaavat jalostaa asiantuntemuksensa liiketoimintamme hyödyksi. Rauhala tuntee myös ERP-toimijat monipuolisesti. Käyttöönotto sujui varmasti siksikin niin hyvin, että Rauhalassa tunnettiin sekä aiempi järjestelmämme että uusi Visma.net ERP. Ongelmatilanteissa Rauhala ottaa asiat hoitaakseen, sanoo Väisänen yhteistyöstä.
Liiketoimintojen kehitys jatkuu molemmissa yrityksissä ja Rauhala auttaa ERP-järjestelmän laajentamisessa.
- Parhaillaan Visma.net ERP:n kokonaisuutta laajennetaan Talk'n Pick -varastonhallintaohjelmalla, josta saimme kuulla Rauhalan kautta. Laitteet saapuivat juuri ja testijakso alkaa. Paperikeräilystä siirrymme täysin sähköiseen, kertoo Väisänen.
- Yhteistyö Rauhalan kanssa on tosiaan pelannut todella hienosti. Vision Group ottaa OPM Internationalin käyttöönoton jälkeen varastonhallintaohjelman käyttöönsä. Myös verkkokauppaa rakennellaan vielä ja yhdistellään uuteen ERP-järjestelmään. Rauhalan palvelut tukevat kehitystämme, päättää Taina.
"Visma.net EPR -järjestelmässä parasta ovat selainkäytettävyys, Excel-siirtojen toimivuus, monipuoliset raportit, integraatiomahdollisuudet ja looginen käyttöliittymä. Meillä ei ole kuin positiivista sanottavaa yhteistyöstä Rauhalan kanssa."
Simo Väisänen | ostopäällikkö | OPM International Oy
"Visma.net ERP:ssä pystymme valitsemaan palikat, joita tarvitsemme ja laajentamaan järjestelmään sitä mukaan, kun haluamme. Rauhalan palvelut tukevat kehitystämme."
Ari Taina | myyntiassistentti | Vision Group Oy
