Huolellinen taustatyö helpotti toiminnanohjausjärjestelmän valintaa
Hardware Group Finlandin edellinen toiminnanohjausjärjestelmä oli ollut käytössä jo 20 vuotta. Vanhalla järjestelmällä jatkaminen olisi vaatinut suurta versiopäivitystä. Sen sijaan HGF:llä päätettiin kartoittaa muita vaihtoehtoja.
Kartoitusprosessiin valikoitui neljä eri ERP-järjestelmää. Rauhalan tarjoama Visma.net ERP oli näistä yksi. Vertailutaulukossa tarkasteltiin järjestelmien ominaisuuksien ohella kustannuksia ja palveluntarjoajien tukipalvelujärjestelyitä.
- Toimitusjohtajana suurin ERP-järjestelmän vaihtamiseen liittyvä pelkoni oli itse siirtymävaihe ja se, kuinka paljon projekti syö resursseja. Rauhalan laaja järjestelmäosaaminen ja hyvin toimivat tukipalvelut olivat lopulta ratkaisevat tekijät valinnassa. Rauhalan asiantuntijat tunsivat sekä vanhan järjestelmämme että uuden Visma.net ERP -järjestelmän. Tätä kautta minulle syntyi luottamus siitä, että siirtotyöt saadaan maaliin mahdollisimman kivuttomasti. Hinta ei ollut valinnassa kriittinen tekijä, sillä hintataso oli hyvin samanlainen järjestelmien välillä, kuvaa HGF:n toimitusjohtaja Jari Peuranheimo.
Kehitystä entiseen
Myönteinen päätös Rauhalan Visma.net ERP -ratkaisusta tehtiin tammikuun puolivälissä ja käyttöönotto aloitettiin heti maaliskuun alusta. Vain puolessatoista kuukaudessa perustyöt hoituvat uudella ohjelmalla jo sujuvasti.
- Oletin, että ERP-järjestelmän vaihtoprojekti olisi rankempi. Visma.net ERP on nopeasti ja vaivattomasti käyttöönotettava toiminnanohjausjärjestelmä. Varsinkin jos ajattelee, että käyttöönoton yhteydessä Rauhala haastoi meitä prosessien kehitykseen: Entisen järjestelmän toimintatapoja ei haluttu siirtää uuteen järjestelmään itsestäänselvyytenä, vaan Rauhala haastoi tekemään "suursiivouksen" esimerkiksi asiakasryhmien ja tuoteluokitusten puolelle. Rauhalan asiantuntijat olivat tosissaan mukana prosessiemme yksinkertaistamisessa ja he laittoivat asiantuntemuksensa likoon asioiden virtaviivaistamiseksi. Vielä kehitettäviä asioita nousee esille ja niitä viilataan, mutta liiketoiminta pyörii uuden järjestelmän päällä pääsääntöisesti hyvin. kertoo Peuranheimo ja jatkaa:
- Myös työntekijämme ovat ottaneet uuden ERP -järjestelmän vastaan positiivisesti. Monet asiat ilahduttavat myös itseäni, esimerkiksi ostolaskujen hyväksyntä tapahtuu modernisti vaikkapa puhelimella.
Rauhala erottuu asiakaspalvelullaan eduksi
- Yhteydenpito Rauhalan kanssa on käyttöönoton aikana ollut päivittäistä. Kun arki rutinoituu, yhteydenpito varmasti harvenee. Silti asiakaspalvelu on se Rauhalan ydinjuttu. Käyttöönoton jälkeenkin asiakaspalvelussa palvelevat samat, tutut ihmiset. Saatava tuki on nopeaa ja asiantuntevaa, alleviivaa Peuranheimo.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton yhteydessä HGF päivitti työasemat uuteen ja otti käyttöönsä Microsoft 365 -palvelun Rauhalan IT-palveluiden kautta. Lisäksi yritys ulkoisti kirjanpidon Rauhalan tytäryritykselle Priima Yrityslaskennalle.
- Hienoa, että tarvitsemaamme taloushallinto-, ohjelma- ja teknistä osaamista saamme saman katon alta helposti, päättää Peuranheimo.
"Rauhalan kanssa uuden toiminnanohjausjärjestelmän vaihto oli onnistunut kokemus. Visma.net ERP -järjestelmä oli nopea ja vaivaton käyttöönottaa. Rauhalan asiantuntijat paneutuivat prosesseihimme ja laittoivat asiantuntemuksensa likoon asioiden yksinkertaistamiseksi ja nykyaikaistamiseksi. Rauhala erottuu edukseen erinomaisella asiakaspalvelulla ja laajalla toiminnanohjausjärjestelmien tuntemuksella."
Jari Peuranheimo | toimitusjohtaja | Hardware Group Finland Oy
