Helsingin ja Uudenmaan Näkövammaiset -yhdistyksellä käytössä ollut työajanseurantajärjestelmä oli aikansa elänyt. Vain palkanlaskijalla oli tunnukset työajanseurantajärjestelmään, josta hän tulosti työaikaraportteja. Lisäksi palkanlaskija joutui tekemään käsin kaikki korjaukset. Usein lopullisia työtuntisaldoja jouduttiin odottelemaan kauan ja ne vaativat palkanlaskijalta manuaalista työtä. Hyödynsipä yksi yhdistyksen palvelukeskusista vielä Exceliäkin työtuntien kirjaamiseen.
- Vanha järjestelmä oli kankea ja työläs. Se ei vastannut tarpeisiimme. Esimerkiksi hankkeidemme työntekijät tekevät paljon liikkuvaa työtä, jolloin matka- ja työaikojen merkkaaminen pitää pystyä tekemään missä ja milloin vain. Vanhalla järjestelmällä tämäkään ei ollut mahdollista, kuvaa HUN:lla talousjohtajana toimiva Taru Lonka.
Ohjelman piti toimia nykyaikaisesti, helpottaa palkanlaskijan ja johdon työtä sekä samalla pystyä vastaamaan näkövammaisten käyttötarpeisiin. Kartoitustyön ja tarjouskeskusteluiden jälkeen käyttöön valittiin Rauhalan tarjoama Nepton-työajanseurantajärjestelmä.
- Lähestyimme kartoitus vaiheessa useita toimijoita. Rauhalassa asiaamme tartuttiin heti. Myös järjestelmänä Nepton viehätti, sillä sen toimintaperiaate on erittäin looginen, muistelee Lonka.
Nykyaikaisen työajanseurantajärjestelmän saa nopeasti käyttöön
- Kävimme nimetyn yhteyshenkilömme kanssa läpi järjestelmän asetukset ja käytön netin yli käydyssä palaverissa. Tämän jälkeen veimme tuntisaldot järjestelmään ja aloitimme. Käyttöönotto sujui erittäin nopeasti ja ilman ongelmia, kertaa Lonka.
Yhdistyksen sisällä uusi työajanseurantajärjestelmä otettiin käyttäjien keskuudessa vastaan hyvin. Käyttäjät vitsailivatkin, että vaikeinta järjestelmässä on oma muisti – siis se, että kirjauksen muistaa tehdä.
- Rauhala on toiminut koko yhteistyömme ajan ystävällisesti ja nopeasti. Alusta asti he ovat ymmärtäneet tarpeemme. Rauhalan asiakastuesta saamme nopeasti avun ja vastaukset kysymyksiimme, kiittää Lonka.
