Talousprosessien päivittäminen on luonnollinen osa yhdistyksen toiminnan kehittymistä
Alkusysäyksen taloushallinnon rutiinien päivittämiselle antoi Tornion ja Kemin meripelastusseurojen yhdistyminen Meri-Lapin Meripelastajat ry:ksi. Molemmilla yhdistyksillä oli omat käytäntönsä kirjanpidon tekemiseen. Yhdistymisen myötä päätettiin aloittaa puhtaalta pöydältä. Samalla haluttiin siirtyä manuaalisesta kirjanpidosta digitaaliseen ja näin nykyaikaistaa prosessit.
- Valitsimme Rauhalan tarjoaman Fennoa-kirjanpito-ohjelman uudeksi taloushallintojärjestelmäksemme, sillä keskusjärjestössämme käytettiin jo Rauhalan Fennoaa. Muutos on tuonut pelkkiä positiivisia asioita! Ennen vihko-kynä-tyyppinen kirjanpito on vaihtunut automatisoituun ja nopeaan. Parasta Fennoassa on mm. ostolaskujen kierrätyksen helppous ja se, kuinka tilintarkastajat voivat omilla tunnuksillaan päästä suoraan ohjelmaan tekemään tilintarkastuksen. Missään vaiheessa ei tarvitse toimitella mappeja, kuitteja tai laskujen paperiversioina mihinkään, kertoo Meri-Lapin Meripelastajien talousvastaava Rami Ylävaara.
Vaikka Ylävaaralla ei ollut kokemusta aiemmista taloushallintojärjestelmistä, on Fennoan käyttö tuntunut loogiselta ja helpolta. Käyttöönottovaiheen koulutuksen lisäksi seura sai Rauhalasta paljon apua kirjanpidon täsmäytykseen. Ylävaara kuvaa Rauhalan kanssa toteutettua käyttöönottoprosessia onnistuneeksi ja hän on tyytyväinen saamaansa palveluun:
- Kahden yhdistyksen siirtäminen samaan kirjanpitoon onnistui helposti. Vanhat saldot tuotiin uuteen järjestelmään omina tositteinaan ja siitä yhdessä tekeminen lähti liikkeelle. Sittemmin Rauhalan asiantuntijoihin on ollut helppo olla yhteydessä sähköpostilla tai puhelimitse ja aina asiat on saatu ratkaistua nopeasti. Saamme Rauhalasta taloushallinnon hoitamiseen maanläheisiä ja selkokielisiä vinkkejä ohjelmistoavun lisäksi.
"Digitaaliseen kirjanpitoon siirtyminen kannatti! Fennoalla yhdistyksen taloushallinnon hoitaminen on sujuvaa, sillä ohjelma toimii erittäin loogisesti. Taloushallinnonprosessit ovat selkeät jokaiselle osapuolelle aina talousvastaavasta esimiehiin, työntekijöihin ja tilintarkastajiin."
Rami Ylävaara | talousvastaava | Meri-Lapin Meripelastajat ry
