ICT-asiat kirjoitettuna strategiaan
Kattokeskuksella panostetaan paljon toimiviin ICT-järjestelmiin. Yritykselle on merkityksellistä, että tieto on sähköisessä muodossa ja että tieto kulkee järjestelmistä toiseen myös sähköisesti. Yritykselle on myös tärkeää, että talousjärjestelmän näkymät ja raportoinnit ovat niin selkeitä, että ylin johto ja esihenkilöt löytävät ne helposti itse. Toimintojen helppous säästää talousosaston työtä. Kattokeskuksella ICT-asiat on kirjoitettu myös strategiaan – sähköisyyteen ja digitalisuuteen suunnataan selkeästi myös strategian keinoin.
Talouspäällikkö Leena Heininen luotsaa Kattokeskuksella taloustiimiä, jolla on käytössään Fennoa-ohjelmisto saumattomana kokonaisuutena. Tiimissä on vahvaa talouden osaamista ja Fennoa-ohjelmiston avulla myös jokaisen vahvuudet pääsevät loistamaan. Talouspäällikkö tuottaa Fennoasta myös paljon raportteja ja toimii erilaisten talouden lukujen tulkkina. Myös johto tuottaa ohjelmasta paljon raportointia itsenäisesti.
Taloushallinnon kokonaisuus haltuun kokonaan sähköisellä järjestelmällä
Kattokeskuksella on kaksi erillistä konsernia. Kattokeskus-konsernissa on 13 yritystä ja HAR-konsernissa 5 yritystä. Lisäksi yritys hoitaa kahden erillisyhtiön taloushallinnot.
Aiemmin osan yritysten taloushallinnoista Kattokeskus hoiti itse ja osa oli ulkoistettuna tilitoimistoon. Yrityksellä oli omaa vahvaa osaamista taloushallinnossa vaativiin konsernitilinpäätöksiin asti ja he halusivat itse hoitaa koko taloushallinnon ilman ulkoistuksia. Näin yritys saisi valjastettua myös omat huippuosaajansa omia taitojaan vastaaviin työtehtäviin. Kattokeskus lähti hakemaan modernia ohjelmistoa, joka on valmiiksi rakennettu jo sähköiseen taloushallintoon.
”Ottamalla kirjanpitotehtävät itsellemme kokonaan meillä on saatavilla kaikki tieto koko ajan ja myös mahdollisuus nopeuttaa raportointia tai vaikkapa korjata mahdolliset virheet nopsakasti. Ketteryys kasvaa, kun teemme itse taloushallintomme kokonaan. Saimme myös kustannussäästöjä, kun poistimme päällekkäistä osaamista tilitoimiston ja oman osaamisemme välillä”, Heininen kertoo.
Henkilöstölle on myös tärkeää, että raportointiajat ovat joustavammat, kun taloudenhoito on kokonaan itsellä. Yrityksen taloustiimin työntekijät myös tuntevat alan ja pystyvät tämän ansiosta palvelemaan yritystä nopeammin ja sujuvammin.
Uuden järjestelmän valinta
Kattokeskuksella aloitettiin eri järjestelmien vertailu. Ensimmäinen kosketuspinta Fennoaan saatiin, kun yrityksen kirjanpitäjä oli koulutustilaisuudessa nähnyt Fennoan esittelypöydän ja käynyt tutustumassa ohjelmistoon.
”Tutustuessamme paremmin Fennoaan, huomasimme sen olevan nykyaikainen, uusi järjestelmä, joka oli rakennettu heti toimimaan sähköisessä taloushallinnossa, eikä paikattu vanhan järjestelmän päälle. Toiminnallisuudet olivat reaaliaikaisia, ohjelma vaikutti myös helppokäyttöiseltä ja selkeältä.” Heininen kertoo.
Myös ohjelman kotimaisuus koettiin positiiviseksi tekijäksi. Taloustiimissä myös otettiin huomioon ohjelmiston kehittämisen vaikuttamismahdollisuudet, ohjelmiston ollessa uudehko markkinoilla.
Ohjelmaan tutustumisen myötä yritys sai tiedon, että Rauhala Yhtiöt tarjoaa järjestelmää yrityksille ja näin he päättivät ottaa Rauhalaan yhteyttä.
Kokemus Rauhalan myynnistä ja asiantuntijuudesta
”Myyntiprosessi Rauhalan kanssa oli sujuva ja miellyttävä. Myyjästä tuli asiantunteva kuva ja hän kartoitti tarpeemme hyvin. Aika nopeasti myyjä siirsi meidät luottavaisesti Rauhalan asiantuntijan hoitoon. Projekti lähti näppärästi käyntiin. Rauhala Yhtiöiltä sovellusasiantuntija oli heti alusta alkaen tukenamme ja sama tuttu ihminenhän edelleen auttaa meitä, jos tulee ongelmia. On kiva, kun on tuttu ihminen linjoilla. Siirryimme Fennoaan hiljalleen yksi yritys kerrallaan, aloittaen pienistä yrityksistä. Niiden kanssa oli helppo harjoitella uuden ohjelman käyttöä. Seuraavien yritysten siirtäminen meni rutiinilla ja näppärästi”, muistelee Heininen.
Kattokeskuksella koetaan Rauhalan asiakaspalvelun olevan ystävällistä, asiantuntevaa, nopsakkaa ja samankielistä. Yritykselle on tärkeää, että Fennoan tuki puhuu suomea, ei ICT-jargonia. Tärkeänä koetaan myös tukipalvelun toimivuus, miten helposti sinne saa yhteyden ja kuinka nopeasti saadaan vastaukset.
”Rauhalan asiantuntija on oppinut tuntemaan meitä myös persoonina ja puhuu kanssamme samaa kieltä”, Leena iloitsee.
Kattokeskukselle perheyrityksenä myös yhteistyökumppanin tyypillä on merkitystä. Heille oli positiivinen asia, kuullessaan Rauhala Yhtiöiden olevan myös suomalainen perheyritys.
Kattokeskuksella tärkeimpänä ja olennaisimpana asia koetaan se, että he saavat Rauhalan kautta Fennoan käyttöön asiantuntevalla asiakaspalvelulla.
"Fennoa on nykyaikainen, uusi järjestelmä, joka on rakennettu toimimaan sähköisessä taloushallinnossa, eikä paikattu vanhan järjestelmän päälle. Toiminnallisuudet olivat reaaliaikaisia, ohjelma on myös helppokäyttöinen ja selkeä. Rauhalan asiakaspalvelu on myös ystävällistä, asiantuntevaa, nopsakkaa ja samankielistä."
Leena Heininen | talouspäällikkö | Kattokeskus
