Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP herättää ihmisissä erilaisia mielikuvia. Joillekin se tarkoittaa
- logistiikkaa varastotoimintoineen,
- taloushallintoa, palkanlaskentaa ja pankkiyhteyksiä,
- yhteyksiä asiakkaisiin ja kumppaneihin,
- projektinhallintaa ja/tai
- analysointia ja tiedolla johtamista.
Merkitsipä toiminnanohjausjärjestelmä edellä mainituista mitä tahansa, yksi asia on selvää – kyseessä on liiketoiminnan sydän. Toiminnanohjausjärjestelmän tarkoitus on varmistaa liiketoimintaprosessien sujuminen.
Vertauskuvallisesti voisi todeta, että sydämensiirtoleikkauksen tavoin toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen koetaan haastavaksi. Joskus se on kuitenkin välttämätöntä.
Välttämättömät muutokset yrityksissä
Nykyajan yritysten tulisi aloittaa vain sellaiset hankkeet, jotka koetaan toiminnan ja tavoitteiden saavuttamisen kannalta välttämättömiksi. Tämä siksi, että hankkeiden taustalla on pakko pyörittää ns. "normaalit työt". Toisaalta taas välttämättömiin hankkeisiin ryhtymistä on turha viivytellä. Muutos on tehtävä, vaikka olisi kiire.
Kiire on huono syy muutoksen lykkäämiseen. Maailma muuttuu ja kehittyy siitä huolimatta, että sinulla on kiire. Kiireessä yrityksen järjestelmät jäävät auttamattomasti jälkeen, jolloin manuaalisen työn määrä huimaa päätä ja virheiden mahdollisuudet ovat erittäin suuret. Noidankehänä kiire kasvaa, kun järjestelmä ei helpotakaan työtaakkaa, vaan luo sitä. Muutos on usein ainoa ratkaisu kiireen kaitsemiseen.
Toiminnanohjausjärjestelmän kankeuden ja vanhanaikaisuuden lisäksi järjestelmävaihtoon sysäävät mm. liiketoiminnan muutokset, kasvun kova vauhti, henkilöstön ja omistajien vaihdokset, uudet liiketoimintaostot, prosessien kehittäminen ja pakko esimerkiksi vanhan ERP-järjestelmän ylläpidon päättyessä.
Muutostilanteissa on hyvä varautua yrityksen sisäiseen muutosvastarintaan. Onkin ollut tilanteita, joissa yrityksessä yksi henkilö on vastustanut toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa niin jyrkästi, että on päätetty odottaa hänen eläköitymistään. Muutoksessa vastustusta aiheuttaa kuitenkin yleensä eniten tietämättömyys, ei muutos itsessään. Johdon sitoutumisella ja henkilöstön sitouttamisella ja osallistamisella voidaan vähentää muutosvastarintaa merkittävästi.
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihdon riskit ja mahdollisuudet
Uuden ERP-järjestelmän valintaan ja käyttöönottoon liittyy monesti riskejä, pelkoja ja ennakkoluuloja.
Riskejä voitetaan hyvällä suunnittelulla, johdon ja henkilöstön sitoutumisella, priorisoinnilla, realistisella aikataululla ja onnistuneella järjestelmätoimittajan valinnalla. Tärkeänä on pitää kirkkaana mielessä ydin asiat, jotka muutoksella haluaan saavuttaa.
Pelkojen ja ennakkoluulojen keskellä kannattaa listata myös mahdollisuudet. Monesti toiminnanohjausjärjestelmän vaihdon jälkeen manuaalisen työn määrä vähenee merkittävästi, prosessit järkeistyvät, oma työn kuva muuttuu positiivisesti, osaaminen lisääntyy ja esimerkiksi pilviominaisuudet voivat tuoda monia lisähyötyjä käyttöön.
Mahdollisuutena voi nähdä myös ERP-investoinnin tuottavuuden, jonka voi varmistaa käyttämällä käyttöönotossa asiantuntijaa. Asiantuntija tuo käyttöönottoon luultavimmin hieman lisäkustannuksia, mutta näin investointi saadaan parhaiten tuottamaan tulosta ja uusi ERP-järjestelmä heti hyötykäyttöön. Onnistunut ERP-järjestelmän valinta ja sujuva käyttöönotto maksavat itsensä nopeasti takaisin.
Lopuksi
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa pohtivia haluan rohkaista kartoittamaan nimenomaan mahdollisuuksien maaperää. Kokemus on osoittanut kaksi vinkkiä toimivaksi:
1) Älä yritä käyttää vanhaa ja uutta toiminnanohjausjärjestelmää rinnakkain. Tämä ei useinkaan ole järkevää, saati realistisesti edes mahdollista.
2) Älä siirrä vanhoja toimintatapoja uuteen järjestelmään suhteessa 1:1. Ajattele rohkeasti uudella tavalla!
Lisää kokemuksia kuulet webinaaritallenteestamme:
USKOMATTOMIA YRITYSTARINOITA SUOMESTA:
Toiminnanohjauksen topit ja flopit.
Monissa liemissä keitetyt ERP-asiantuntijamme jakavat vinkkinsä toiminnanohjausjärjestelmän valintaan, käyttöönottoon ja käyttöön.
Olisiko myös aiemmista blogi-teksteistämme apua?
- ERP-järjestelmä - pilveen vai palvelimeen?
- Miten tunnistat juuri teille sopivan ERP-järjestelmän?
- Nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä eri käyttäjien silmin
- Onnistunut käyttöönotto takaa menestyksekkään ERP-projektin - 3 askelta onneen
- Älä tekohengitä vanhaa ERP-järjestelmää
- Asiakkaan ehdoilla rakennettu toimitusketju voi toimia merkittävänä kilpailuvalttina
Takaisin blogiin
Rauhalan ohjelmistoratkaisujen aamuvirkku johtaja, joka kehittää, motivoi ja kuuntelee. Monenlaista projektia on meneillään niin työssä kuin vapaa-ajalla. Harrastaa perheen ja ystävien lisäksi monipuolisesti liikuntaa, matkailua, sienestystä ja puutarhaa.
