Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä eri käyttäjien silmin
6.3.2019 9:02:44

Nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä eri käyttäjien silmin

Toiminnanohjausjärjestelmää käyttävät yrityksessä monet eri ihmiset. Miten nykyaikainen ERP-järjestelmä toimii eri näkökulmista tarkasteltuna? Käydään asiaa yhdessä läpi johtamisen, taloushallinnon, myynnin ja tietotekniikan näkökulmasta.

 

Johtamisen näkökulma

1) Tiedolla johtaminen. Liian usein johtoAdobeStock_194936672 joutuu odottelemaan raportteja muilta ja tarkastelemaan lukuja menneeseen. Nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa sen, että pääset itse käsiksi reaaliaikaisesti päivittyviin ja monipuolisiin raportteihin. Raporttinäkymien muokkaaminen on helppoa ja voit porautua syvälle haluamiisi tietoihin. 

2) Kustannustehokkuus. Nykyaikaiset ERP-järjestelmät ovat pilvipalveluita. Pilvipalvelussa maksat järjestelmästä vain käytön mukaan. Palvelu ei sisällä piilokuluja. Pilvipalvelu vapauttaa kalliista lisenssimaksuista ja laiteinvestoinneista. Myös työntekijöidesi aika on rahaa ja digitaalisilla ratkaisuilla sitä vapautuu tuottavaan työhön rutiinitöiden sijaan. 

3) Työhyvinvointi. Pilviominaisuuden ansiosta järjestelmää voidaan käyttää missä, milloin ja millä päätelaitteella tahansa. Lisää työn joustavuutta ja paranna omaa ja työntekijöidesi työhyvinvointia! Toimiva ERP-järjestelmä tehostaa ja automatisoi prosesseja, ja toimivat prosessit parantavat myös työn mielekkääksi kokemista. 

4) Asiakaslähtöisyys. Työntekijöiden hyvinvointi loistaa asiakkaillesi asti. Lisäksi automaatiot vähentävät virheiden mahdollisuutta, manuaalista työtä ja moninkertaisen kirjaamisen määrää, jolloin aikaa jää oikeasti asiakkaille.

5) Skaalautuvuus. Järjestelmä laajenee tai sen toimintoja voidaan supistaa tarpeiden mukaan. Jokainen uusi ominaisuus ei vaadi kalliita räätälöintejä, vaan muutokset tapahtuvat joustavasti ja kustannustehokkaasti.

6) Mukana muuttuvassa maailmassa. Toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa kannattaa varmistua siitä, että ohjelman valmistaja on sitoutunut kehittämään ohjelmaa. Näin se kestää aikaa. Järjestelmä palvelee tulevaisuudessakin liiketoimintaasi ja toimii kilpailuvalttinasi. Se täyttää muuttuvat lain määräykset ja uudet toimintatavat (esim. GDPR tai tulorekisteriuudistus).

 

Taloushallinnon näkökulma

AdobeStock_1253297501) Automaatiot vähentävät turhaa rutiinityötä. Manuaaliset ja moninkertaista kirjaamista vaativat työtehtävät vähenevät merkittävästi, kun prosessit hyödyntävät digitaalisuutta. Rutiinitöitä ei välttämättä aina osaa moittia, ennen kuin on päässyt kokeilemaan automaatiota. Eräänkin käyttäjän mukaan paluu manuaaliseen kirjaamiseen tuntuisi masentavalta, jos siihen olisi siirryttävä takaisin. Automaatioiden avulla seuraat vain poikkeamia. 

2) Palkka- ja matkalaskujärjestelmien integraatiot. Integraatiolla luodaan saumaton prosessi. Esimerkiksi palkanlaskenta hoituu nykyaikaisesti, palkansaaja voi tarkistaa omalla puhelimellaan palkkaerittelyt ja matkalaskujen maksatus ja kuittien liittäminen on helppoa. Tulorekisteriin tiedot siirtyvät suoraan järjestelmästä.

3) Valmis pankkiyhteys. Erillistä pankkiohjelmaa ei tarvita, vaan pankkiyhteydet on rakennettu toiminnanohjausjärjestelmän sisälle. 

4) Sähköinen tilaus-toimitusketju ja laskutus. Tilaus-toimitusketjun ja laskutuksen kohdalla unohtaa monesti, että paperi, muste, tulostin, kirjekuoret, postimerkit ja itse työ ovat melkoinen kuluerä. Kustannusten lisäksi sähköinen sanomanvälitys vapauttaa aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta.

5) Helppo viranomaisraportointi. Esimerkiksi ALV- ja tulorekisterin vaatimat viranomaisraportoinnit on helppo tehdä Verohallintoon. Pystyt seuraamaan aineistojen lähetyksiä ja niiden tilaa. Varmistut siitä, että Verohallinnon ja tulorekisterin vaatimat ilmoitukset on toimitettu ajallaan. 

6) Ostolaskujen hyväksyntä.  Koska järjestelmä toimii pilvessä, voivat esimerkiksi johto ja myynti hyväksyä ostolaskut puhelimella työreissullaan. Viestiminen on sujuvaa ja vältytään turhalta odottelulta.

7) Yhdistä tilitoimistoon. Toiminnanohjausjärjestelmä ja sen integraatiot toimivat tarvittaessa myös kolmansien osapuolien ympäristöissä, jolloin järjestelmä itsessään ei koskaan ole este kumppanitoiminnalle ja ulkoistamispalveluille.

 

Myynnin näkökulmasta

AdobeStock_189319148

1) Keskity asiakkaaseen. Digitaaliset prosessit säästävät aikaa ja voit keskittyä täysillä myyntiin ja asiakaskokemuksen parantamiseen.

2) Seuraa asiakassuhteita ja tilanteiden etenemistä. Näet jatkumon aina toimitusketjusta laskutusprosessiin ja taloushallintoon asti.

3) Liikkuvan työn helppous. Toiminnanohjausjärjestelmä kulkee mukanasi ja voit käyttää sitä missä, milloin ja millä päätelaitteella tahansa. 

4) Matka- ja kululaskutus vaivattomasti. Matka- ja kulukuittien kirjaaminen ja hyväksyntä vaikkapa mobiilissa on helppoa.

 

Tietotekniikan näkökulmasta

AdobeStock_1342721371) Käyttöönottamisen ja käytön helppous. ERP-järjestelmän kohdalla käyttöönotto saatetaan mieltää raskaaksi. Nykyaikaisten järjestelmien kohdalla tämä mielikuva ei pidä enää paikkaansa. Pilvipalvelun  käyttöönotto ei vaadi uusia laiteinvestointeja, mikä puhuu käytön helppouden puolesta. Lisäksi järjestelmäpäivitykset ajetaan palveluntarjoajan kautta yhteisajona kaikille käyttäjille yhtä aikaa. Pystyt näin tarjoamaan tasalaatuisen IT-kokemuksen kaikille talon sisällä ja sinun ei tarvitse käyttää omaa aikaasi päivitysten ajamiseen.

2) Loistavat etäkäyttömahdollisuudet. Niitä olemmekin jo sivunneet edellä, mutta pilvipalveluiden kohdalla etäkäyttömahdollisuuksia ei vain voi olla hehkuttamatta! 

3) Hallittu tietoturva. Alati muuttuvassa maailmassa yritysten on huolehdittava tietoturvastaan asianmukaisesti tai muuten varmuudella jossain vaiheessa syntyy ongelmia. Yksittäiset laiterikkoontumiset eivät vaaranna liiketoimintaasi ja tietojen palautus on helppoa. Myös käyttäjien hallinta ja käyttäjärajauksien säätö on yksinkertaista. 

4) Riittävä kapasiteetti ja nykyaikaiset taustalaitteet. Omia palvelimia ja lisenssejä ei tarvita, kun kyse on pilvipalvelusta. Voit luottaa siihen, että palvelimet ovat nykyaikaiset ja palveluntarjoaja hoitaa ne asianmukaisesti.

5) Kustannustehokkuus. Pilvipalvelut tuovat laitesäästöjä, kun esimerkiksi omia palvelimia ei tarvitse ylläpitää ja päivittää, mutta lisäksi pilvipalveluiden peruskäyttö on usein halvempaa. Et tarvitse kalliita ohjelmistolisenssejä, vaan maksat palvelusta käytön mukaan. 

6) Monipuoliset järjestelmäintegraatiomahdollisuudet. Integraatiossa vastuu toteuttamisesta ja toimivuudesta on palveluntarjoajalla. Integraatiot voidaan toteuttaa sovitusti tarvitsemiisi järjestelmiin, esim. verkkokauppaan tai toimialakohtaisiin järjestelmiin. Lue lisää järjestelmäintegraatioiden hyödyistä ja toteuttamisesta täältä.

 

Valitse ERP-järjestelmä kerralla oikein

Lataa maksuton opas ERP-järjestelmän valintaan. Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään. Saat tietoa ERP-järjestelmän oikeaoppisesta valinnasta.Opaskuva_erp_jarjestelman_valinta-1

  • Milloin toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen kannattaa?
  • Kuinka teen vertailua ja millä perustein valitsen?

Lataa opas

 

 

Takaisin blogiin