Työajanseuranta, palkanmaksu ja HR voidaan järjestää saumattomaksi kokonaisuudeksi. Kokonaisuus kattaa seuraavat osa-alueet:
Työsuhde
Nykyaikainen työajanseurantaohjelma sisältää työaikakirjausten lisäksi henkilöstöhallinnon osion. Työajanseurantaan yhdistetyn HR-osion ajatuksena on, että se täyttää henkilötietoja koskevat lakimääräykset (GDPR) ja toisaalta helpottaa koko työsuhteen elinkaaren hallintaa aina perustamisesta päättämiseen.
HR-osion ominaisuuksista muutama esimerkki:
- Henkilötiedot siirtyvät automaattisesti palkkaohjelmasta työajanseurantaohjelmaan ja toisin päin. Kun siis esimerkiksi työsuhde alkaa, voidaan palkanlaskentaohjelmaan perustettu uusi henkilö automaattisesti siirtää myös työajanseurannan puolelle. Vältyt monenkertaiselta kirjaamiselta.
- Työajanseurannan HR-osiossa laaditaan työsopimus ja sen allekirjoitus. Nämä dokumentit on helppo säilyttää kootusti ohjelmassa ja myös esimerkiksi ansioerittelyt voit tallentaa samaan paikkaan.
Työaikakirjaus ja hyväksyntä
Aiemmassa blogissamme selvitimme jo sen, millaisia nykyaikaiset työajanseurantaohjelmat ovat. Nykyaikaisella ratkaisulla työaikakirjaus, hyväksyntä ja aineiston siirtyminen palkanmaksuun on saumaton prosessi:
Vaihe 1: Palkansaaja kirjaa työtunnit järjestelmään. Nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa sen, että kirjaaminen voidaan tehdä missä, milloin ja millä päätelaitteella tahansa - vaikka puhelimella työmatkalla tai tabletilla kesämökin laiturilla.
Lisäksi palkansaajan on helppo merkata projektiseuranta, poissaolot, vuosilomat ja pekkaset järjestelmään.
Vaihe 2: Työajanseurantajärjestelmä tulkitsee tunnit, korotukset ja maksettavat lisät.
Vaihe 3: Palkansaaja, esimies, palkanlaskija ja HR-johtaja voivat seurata reaaliajassa kirjauksia. Ohjelmasta on mahdollista saada ulos kattavasti erilaisia raportteja.
Vaihe 4: Esimies tarkistaa ja hyväksyy alaisten tunnit. Esimies pystyy myös kirjoittamaan viestejä työntekijöille ja muistuttelemaan esimerkiksi verokorttiasioista.
Vaihe 5: Ohjelman tulkitsemat ja esimiehen hyväksymät aineistot palkanlaskija saa muutamalla napin painalluksella tuotua sisään palkkaohjelmaan. Jo tulkittu aineisto nopeuttaa työtä, kun tuntilappuja ja lisiä ei tarvitse käydä läpi käsin. Ohjelma sisältää automaattisen TES-tulkinnan. Sitten jääkin jäljelle enää palkanmaksu.
Lopuksi
Otsikossa viittaamme siihen, että työajanseurantaohjelman tulisi aina helpottaa palkanlaskijan ja HR-johtajan työtä. Vähentää siis sitä manuaalisen rutiinityön määrää ja siihen kuluvaa aikaa. Kuitenkin edellinen selvitys paljastaa myös sen, että nykyaikaisesta ja digitaalisesta järjestelmästä hyötyvät niin palkansaaja kuin esimies yhtälailla. Työajankirjaamisen ja seurannan vaivattomuus palvelee siis monipuolisesti kaikkia.
Olisiko tästä apua:
Lataa opas toimivaan työajanhallintaan.
Opas on maksuton ja sen lataaminen ei sido sinua mihinkään!
Kaikki, mitä organisaatioiden pitää nykyaikaisesta työajanseurannasta tietää.
Jos haluat lisätietoa suosittelemistamme järjestelmistä, jätä yhteydenottopyyntö tai tutustu verkkosivuillamme seuraaviin osioihin:
Takaisin blogiin
Rauhalan HR-tiimiin kuuluvat Niina Pajunen ja Laura Saarinen. Niina ja Laura toimivat palkkojen ja työajanseurannan asiantuntijoina aina asiakkaan tarvekartoituksesta käyttöönottoon ja sovellustukeen asti.
