Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Työajanseurantaohjelman pitää helpottaa palkanlaskijan ja HR-johtajan työtä
24.1.2019 12:57:54

Työajanseurantaohjelman pitää helpottaa palkanlaskijan ja HR-johtajan työtä

Työajanseuranta, palkanmaksu ja HR voidaan järjestää saumattomaksi kokonaisuudeksi. Kokonaisuus kattaa seuraavat osa-alueet:digitaalinen työajanseurantaohjelma

Työsuhde

Nykyaikainen työajanseurantaohjelma sisältää työaikakirjausten lisäksi henkilöstöhallinnon osion. Työajanseurantaan yhdistetyn HR-osion ajatuksena on, että se täyttää henkilötietoja koskevat lakimääräykset (GDPR) ja toisaalta helpottaa koko työsuhteen elinkaaren hallintaa aina perustamisesta päättämiseen.

HR-osion ominaisuuksista muutama esimerkki:

  •  Henkilötiedot siirtyvät automaattisesti palkkaohjelmasta työajanseurantaohjelmaan ja toisin päin. Kun siis esimerkiksi työsuhde alkaa, voidaan palkanlaskentaohjelmaan perustettu uusi henkilö automaattisesti siirtää myös työajanseurannan puolelle. Vältyt monenkertaiselta kirjaamiselta.
  • Työajanseurannan HR-osiossa laaditaan työsopimus ja sen allekirjoitus. Nämä dokumentit on helppo säilyttää kootusti ohjelmassa ja myös esimerkiksi ansioerittelyt voit tallentaa samaan paikkaan. 

 

Työaikakirjaus ja hyväksyntä

Aiemmassa blogissamme selvitimme jo sen, millaisia nykyaikaiset työajanseurantaohjelmat ovat. Nykyaikaisella ratkaisulla työaikakirjaus, hyväksyntä ja aineiston siirtyminen palkanmaksuun on saumaton prosessi:

Vaihe 1: Palkansaaja kirjaa työtunnit järjestelmään. Nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa sen, että kirjaaminen voidaan tehdä missä, milloin ja millä päätelaitteella tahansa - vaikka puhelimella työmatkalla tai tabletilla kesämökin laiturilla. 

Lisäksi palkansaajan on helppo merkata projektiseuranta, poissaolot, vuosilomat ja pekkaset järjestelmään.

työaikakirjaus

Vaihe 2: Työajanseurantajärjestelmä tulkitsee tunnit, korotukset ja maksettavat lisät.

nuoli_blogi_vk04_2019

Vaihe 3: Palkansaaja, esimies, palkanlaskija ja HR-johtaja voivat seurata reaaliajassa kirjauksia. Ohjelmasta on mahdollista saada ulos kattavasti erilaisia raportteja.

nuoli_blogi_vk04_2019

Vaihe 4: Esimies tarkistaa ja hyväksyy alaisten tunnit. Esimies pystyy myös kirjoittamaan viestejä työntekijöille ja muistuttelemaan esimerkiksi verokorttiasioista.

 nuoli_blogi_vk04_2019

Vaihe 5: Ohjelman tulkitsemat ja esimiehen hyväksymät aineistot palkanlaskija saa muutamalla napin painalluksella tuotua sisään palkkaohjelmaan. Jo tulkittu aineisto nopeuttaa työtä, kun tuntilappuja ja lisiä ei tarvitse käydä läpi käsin. Ohjelma sisältää automaattisen TES-tulkinnan. Sitten jääkin jäljelle enää palkanmaksu.

 

Lopuksi

Otsikossa viittaamme siihen, että työajanseurantaohjelman tulisi aina helpottaa palkanlaskijan ja HR-johtajan työtä. Vähentää siis sitä manuaalisen rutiinityön määrää ja siihen kuluvaa aikaa. Kuitenkin edellinen selvitys paljastaa myös sen, että nykyaikaisesta ja digitaalisesta järjestelmästä hyötyvät niin palkansaaja kuin esimies yhtälailla. Työajankirjaamisen ja seurannan vaivattomuus palvelee siis monipuolisesti kaikkia. 

 

Olisiko tästä apua:

Lataa opas toimivaan työajanhallintaan. 

opaskuva_toimiva_tyoajanhallinta-2

Opas on maksuton ja sen lataaminen ei sido sinua mihinkään!

Kaikki, mitä organisaatioiden pitää nykyaikaisesta työajanseurannasta tietää.


Lataa opas

 

Jos haluat lisätietoa suosittelemistamme järjestelmistä, jätä yhteydenottopyyntö tai tutustu verkkosivuillamme seuraaviin osioihin:

  

Takaisin blogiin