Työajanseurantaohjelma – Millaisia uudet ohjelmat ovat?

Suomen Laki velvoittaa työnantajat työajanseurantaan. Työajanseurantaohjelmat ovat vuosien saatossa kehittyneet hurjasti ja uusia tapoja ja järjestelmiä on noussut vanhojen rinnalle. Mitä eroa on nykyaikaisella ja vanhalla työajanseurantaohjelmalla?

Vanhojen ja uusien ohjelmien vertailu

Et ehkä ole henkilö, jota lähtökohtaisesti kiinnostaisi ohjelman tekninen puoli. Nämä asiat jokaisen on kuitenkin hyvä tietää, koska niillä on suuri vaikutus työajanseurannan käytettävyyteen:

Vanha työajanseurantaohjelma

Kaikista vanhin tapa lienee kirjata työtunnit lippulappusille tai Exceliin. Tämän jälkeen tulevat sitten vanhat työajaseurantaohjelmat.

Teknisestä näkökulmasta useimmat vanhat työajanseurantaohjelmat perustuvat kenttäkaapelointeihin. Työajanseuranta on osa laajempaa turvajärjestelmää, kuten kulunvalvonta-, hälytys-, paloilmoitin- ja kameravalvontajärjestelmää. Lähtökohtana on siis ennen kaikkea turvapuoli ja työajanseuranta on liitetty vain osaksi muuta seurantaa.

Lisäksi vanhat työajanseurantaohjelmat on asennettu usein yrityksen omalle palvelimelle, joka vaatii ylläpitoa ja päivitystoimenpiteitä. Työntekijä asentaa omalle koneelleen sovelluksen ja tämän sovelluksen ylläpitäminen vaatii niin ikään erillistä ylläpitoa ja päivittämistä.

Myös rajapintojen rakentaminen henkilöstö- ja palkkahallinnon käyttämiin järjestelmiin on hankalaa ja harvinaista. Siksi yksiköt joutuvat toimittamaan toisilleen tiedot erikseen, eikä tiedonkulku ole ajantasaista tai automaattista. Teknisen toteutuksen kankeudet maksavat yritykselle aikaa ja rahaa, jolloin ylläpitokustannukset ja siihen vaadittavat panostukset saattavat yllättää suurudellaan.

Nykyaikainen työajanseurantaohjelma

Lähtökohtaisesti kaikki nykyaikaiset ja uudet työajanseurannan ohjelmat perustuvat pilvipalveluun.

Pilvipalvelu toimii Internet-yhteydellä ja selaimen kautta pääset kirjautumaan järjestelmään. Pilvipalvelu ei siis vaadi raskaita asennuksia omille palvelimille tai päätelaitteille. Palvelimet sijaitsevat fyysisesti palveluntuottajan konesalissa, jolloin käyttöjärjestelmien päivitysvastuut ovat palveluntuottajalla. Käytät siis aina ajantasaista ohjelmaa.

Tämän johdosta työaikatietojen varmuuskopiointi helpottuu, sillä vaikka jokin laite rikkoutuisikin, pysyvät tiedot tallessa pilvessä ja niihin käsiksi pääseminen vaatii vain uuden päätelaitteen ja Internet-yhteyden.

Koska ohjelma toimii netin yli, voit käyttää sitä missä ja milloin vain eri päätelaitteilla – tietokoneella, tablet-laitteilla tai älypuhelimella. Tästä syystä esimerkiksi liikkuvaa työtä tekevän on helppo kirjata tehdyt tunnit vaikkapa junassa työmatkalla.

Rajapintojen rakentaminen henkilö- ja palkkahallintoon on huomattavasti helpompaa ja halvempaa. Esimerkiksi tehdyt työtunnit saadaan siirtymään automaattisesti eri ohjelmien välillä.

Lisäksi pilvipalveluiden hinnoittelu perustuu todelliseen käytön määrään, joka usein tuo kustannussäästöjä. Myös ylläpitokustannuksissa pilvipalveluratkaisut tulevat vanhoja työajanseurantaohjelmia halvemmiksi.

Muita merkittäviä eroja:

Nykyaikainen työajanseuranta sisältää myös nämä hyödyt, joita vanhoista ohjelmista et aina löydä:

Nykyaikaisimmat ohjelmat panostavat käytettävyyteen, selkeyteen ja helppouteen. Uusissakin on eroja nimenomaan tästä näkökulmasta tarkasteltuna.
Automaattinen TES-tulkinta tulkitsee automaattisesti työntekijöiden työajan ja siitä syntyvät palkkalajit käyttämänne työehtosopimuksen mukaisesti.
Erilaisten lisien automatisointi on helppoa, jolloin esimerkiksi korotuksia ja etuja, kuten ilta- ja yötyölisiä ei tarvitse erikseen syöttää ohjelmaan.
Räätälöityjen laskentasääntöjen asettaminen ja muuttaminen on helppoa.
Työajanseurannan lisäksi ohjelma sisältää tarvittaessa myös työvuorosuunnittelun ja projekti-/kustannuspaikkaseurannan.
Henkilötiedot ja työsuhdetiedot voidaan koota samaan järjestelmään. HR-ominaisuudet täyttävät tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.
Työajan mobiilikirjaaminen helpottaa liikkuvaa työtä tekeviä ja on muutenkin näppärä vaihtoehto käyttää ohjelmaa.
Kulu- ja matkalaskuhyväksynnän ominaisuudet kehittyvät ohjelmissa.
Työajanseuranta kannattaa päivittää nykyaikaiseen luotettavan palveluntarjoajan kanssa. Palvelu sisältää käyttöönoton ja koulutuksen lisäksi helposti tavoitettavan tuki- ja asiakaspalvelun.