Työhyvinvointia työajanseurannalla

Tiesithän, että työajan merkitsemisen helppoudella on työntekijän työhyvinvointiin merkittävä vaikutus? Viimeistään uudistuneen työaikalain tultua voimaan tulisi kaikkien työnantajien seurata työntekijöidensä toteutunutta työaikaa. Mutta mitä, jos sen merkitsemiseen ei anneta kunnollisia työvälineitä?

Muistutuksia, kehotuksia ja keskusteluja. ”Olethan muistanut merkitä työaikasi?” Jos työajan kirjaaminen ja itsenäinen seuraaminen aiheuttaa työntekijälle liikaa vaivaa, voi työtuntien kirjaaminen helposti jäädä tekemättä. Kirjaamatta jääneistä työtunneista seuraa usein myös lisätyötä niin esimiehelle tai työnantajalle kuin työntekijällekin, kun työn kirjaamisesta täytyy muistutella.

Jos työaikaa kirjataan pidemmältä ajanjaksolta sen sijaan, että kirjaukset tehtäisiin saman päivän aikana tai parhaassa tapauksessa reaaliaikaisesti, kuluu jo itse kirjausten tekemiseen ylimääräistä aikaa. Hajanaiset muistiinpanot kun voivat sijaita esimerkiksi pöydältä löytyneen paperin nurkassa, puhelimessa tai eivät missään. Näiden muistiinpanojen läpikäynti jälkikäteen voi olla hyvin työlästä.

Kirjaamatta jääneiden työtuntien jälkikäteen kirjaaminen voi olla myös täysin muistinvaraista, jolloin on suuri riski sille, että työaikaa kirjataan joko liikaa tai liian vähän, jolloin todellisten resurssien ja työtehon hahmottaminen on haastavaa. Työntekijä saattaa myös huomaamattaan tehdä esimerkiksi liian paljon tunteja, joista hän ei tiedä, koska reaaliaikaista kertymien tarkastelua ei ole mahdollista tehdä.

Työajan kirjaaminen missä ja milloin vain - mobiilissa, näyttöpäätteellä tai kirjauslaitteella

Nykyaikainen ja kehittyvä työajanseurantaohjelmisto joustaa työn mukana ja on muokattavissa eri alojen toimijoille niin muokattavien TES-tulkintojen kuin muidenkin ominaisuuksien osalta. Esimerkiksi tehdastyöläiset hyötyvät toimivasta vuorokalenterista ja kulunseurannan leimauslaitteesta, kun taas asiantuntijatyössä työn liikkuvuus ja joustavuus voivat asettaa työajanseurantaohjelmistolle erilaisia vaatimuksia, kuten liukumasaldojen käytön ja mahdollisuuden työajan kirjaamiseen missä vain.

Mielekäs työajan kirjaaminen on helppoa, kun siihen ei tarvitse käyttää yhtään ylimääräistä aikaa. Riittää, kun napauttaa yhtä nappia aloittaessaan työt ja toisen kerran, kun työpäivä päättyy. Myös asiakkaittain tai projekteittain tehtävän työn kirjaaminen helposti on tärkeää. Helppouden tekee myös se, että työajanseurantaohjelmistoa ei tarvitse asentaa kiinteästi työpisteelle, vaan sitä voi käyttää miltä tahansa laitteelta ilman erillisiä asennuksia.

Liikkuvan työajan kirjaamisen mahdollistaa pilvipalveluna toimiva ohjelmisto. Käytännössä pilvipalvelu tarkoittaa sitä, että ohjelmiston toimittaja ylläpitää ja kehittää ohjelmistoa omalla palvelimellaan, ja sitä käytetään internetin välityksellä esimerkiksi kuukausimaksua maksamalla.

Pilvipalvelun käyttäjällä on siis aina käytössään ohjelmiston uusin versio, sillä toimittaja huolehtii päivityksistä ja korjaustöistä, eikä loppukäyttäjän tarvitse huolehtia näistä lainkaan.

Nepton pilvipalveluohjelma kulkee mukanasi ajasta ja paikasta riippumatta. Nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa kirjaamisen missä ja milloin vain. Kirjaa työaikasi puhelimella, tietokoneella tai vaikka työaikapäätteellä.

Pilvipalveluna toimitettavan työajanseurannan hyödyt:

Hyödyt työntekijälle

• Kirjaa työaika helposti missä vain, milloin vain
• Seuraa omaa työaikaasi
• Nouda tiedot esimerkiksi vuosilomapäivien kertymisestä ja käytöstä tai ylityötunneista
• Vapauta aikaa työn tekemiseen
• Kirjaa poissaolot helposti myös menneisyyteen ja tulevaisuuteen

Hyödyt työnantajalle

• Seuraa helposti esimerkiksi eri toimipisteiden työaikakirjauksia ja kertymiä
• Vapaudu päivitysten asennuksista
  • Aina tietoturvallinen ohjelmistoversio käytössä
• Toimivien työkalujen avulla luot pitkänkin jakson työvuorot valmiiksi
• Muokattavien liittymien avulla siirrät tietoja helposti esimerkiksi palkanlaskentaan tai laskutuksen pohjaksi

Työajanseuranta kuuluu kaikille

Viimeistään nyt, 2020 vuosikymmenellä tulisi kaikkien, niin pienien kuin suurienkin työnantajien, panostaa toimivaan työajanseurantaan. Joustava ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu monissa ohjelmistoissa mahdollistaakin sen, että myös pienten yritysten on mahdollista panostaa työajanseurantaan.

Tänä aikana, kun keskustelu työhyvinvoinnista ja työuupumuksen ehkäisemisestä yksilötasolla on erittäin aktiivista, tulisi myös työnantajien osallistua toimillaan työhyvinvoinnin edistämiseen. Jatkuvasti nousevat kustannukset tuovat painetta tehdä työtä mahdollisimman tehokkaasti ja tuotot optimoiden.

Jos kuitenkin ketjun tärkein lenkki, eli työntekijä, ei pysty suorittamaan työtään mahdollisimman hyvin esimerkiksi liian suuren kuormittumisen vuoksi, tulisi siitä olla tieto työnantajalla. Vain seuraamalla työaikaa voidaan mahdollisiin poissaoloihin, tai esimerkiksi liian suuriin kuormituksiin puuttua ja kohdistaa resurssien käyttöä paremmin.

Yrittäjä tai yrityksen päättäjä: tehosta siis työntekijöidesi työntekoa ja panosta myös työajanseurannan työkaluihin. Sujuvasta työajan kirjaamisesta ja sen seuranta- sekä raportointimahdollisuuksista hyötyvät kaikki: yritys, työntekijät sekä myös sidosryhmät.

Kiinnostuitko?

Lue myös blogi: Toimiva työajanseuranta tiedolla johtamisen ja työkykyjohtamisen tukena

Haluatko oppia lisää toimivasta työajanseurannasta?

• Lataa ilmainen opas toimivaan työajanhallintaan
  
• Lue blogi: Nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä arkea helpottamaan

Tiesitkö, että Rauhala Yhtiöiden kautta voit hankkia pilvipohjaisen ja nykyaikaisen työajanseurantajärjestelmä Neptonin?

Tutustu nykyaikaiseen ja kotimaiseen työnajanseurantajärjestelmään Neptoniin tästä!

Näe, miten järjestelmä toimii käytännössä!

Livedemon kautta pääset tutustumaan järjestelmäratkaisuihimme kunnolla. Asiantuntijamme esittelevät sinulle ohjelman toimintaa. Samalla sen ominaisuuksia peilataan liiketoimintasi tarpeisiin. Pääset myös esittämään kysymyksiä. Varaa maksuton livedemo tästä.

Lisäapua

Asiantuntijoihimme voit olla rennosti yhteydessä matalalla kynnyksellä.