Tietotekniikan tilkkutäkki
Länsi-Suomen Punaisen Ristin tietotekniikka oli pirstaloitunut erilaisiksi IT-rakennelmiksi. Ketjuun kuuluvat 12 kirpputoria olivat aikoinaan hankkineet ja rakentaneet tietotekniikkansa itse. Tästä johtuen tilanne oli sekava, laitekanta vanhentunut ja virusturva ei ollut ajan tasalla. Kirpputorien tietotekniikkaa oli pakko järjestää tilanteen hallittavuuden lisäämiseksi.
Vuonna 2015 SPR perusti myös useita vastaanottokeskuksia hyvin nopealla tahdilla. Tietotekniikan näkökulmasta asioita ei ehditty pohtimaan loppuun asti. Vasta turvapaikanhakijatilanteen tasaannuttua IT-asioita ryhdyttiin pohtimaan tarkemmin.
Kaikki tietotekniset ratkaisut haluttiin rakentaa yhteneväiseksi kokonaisuudeksi. Hieman rajoittavana tekijänä toimi se, että vaikka SPR:n eri piirit toimivat itsenäisesti, osa tietotekniikasta tulee keskushallinnon kautta ja siihen ei pystytä vaikuttamaan.
- Meidän piti löytää ratkaisu, joka yhdenmukaistaa keskushallinnon tietotekniikan ulkopuolelle jäävät osa-alueet ja pelaa yhteen sen kanssa, mihin käytännössä emme pysty vaikuttamaan, kuvaa Länsi-Suomen apulaistoiminnanjohtaja Tero Hintsa.
Asiakaspalvelun taso ja osaaminen erottavat Rauhalan kilpailijoista
SPR ryhtyi kilpailuttamaan palveluntarjoajia. Koska tietotekniikka oli pitkään pirstaloitunut ja useamman tahon hallittavissa, oli SPR:llä paljon kokemusta erilaisista tietotekniikan palveluntarjoajista. Näin vertailua pystyttiin tekemään ehkäpä normaalia paremmalla kokemuspohjalla.
- Palveluiden hinnoissa ei mielestäni ollut merkittäviä eroja. Rauhalan OnCloud-palveluiden kanssa neuvottelut etenivät luontevasti ja heidän osaamisestaan syntyi asiantunteva kuva. Kävimme palvelusuunnittelijan kanssa läpi toteutustapoja. Yhteisten keskusteluiden pohjalta minulle syntyi luottamus siitä, että Rauhala haluaa ajaa parastamme. Tämä kuva vakuutti ja vahvistui valintaprosessin aikana ja siksi päädyimme yhteistyöhön Rauhalan kanssa, kuvaa Hintsa ja jatkaa:
- Positiivinen ja muista palveluntarjoajista erottava tekijä oli myös se, että palvelu on heti ensi tapaamisista lähtien ollut kasvollista. Minulla on tietyt, tutut henkilöt, joiden puoleen voin kääntyä kaikissa IT-asioissa.
- Toisaalta Rauhalan erottaa muista palveluntarjoajista myös se, että IT-ratkaisut todella tuotetaan Rauhalassa. Joskus IT-yritykset tarjoavat ulkoistuspalveluita, jotka he todellisuudessa ostavat kolmansilta osapuolilta. Rauhalassa asiantuntijat kouluttavat jatkuvasti itseään, tietämys ja taidot ovat ajan tasalla ja sitä kautta reagointi asiakkaiden tarpeisiin on nopeaa. IT:n tuottaminen on Rauhalan omissa näpeissä ja hyvä niin, koska tämä takaa jouhevan ja nopean palvelun. Rauhalan OnCloudin asiantuntemus on ehdottomasti huipputasoa. Osaaminen näkyy selkeästi asiakkaalle asti, kertoo Hintsa.
Tietotekniikasta ei tarvitse enää murehtia
SPR:n tietotekniikan järjestäminen vaati aluksi laajaa kartoitustyötä. Kirpputorit käytiin paikan päällä läpi yksitellen ja niistä tarkistettiin mm. laitteet ja verkot. Vastaanottokeskuksien puolella hankinnat olivat niin tuoreita, että niiden kartoittaminen oli helpompaa ja tiedot löytyivät paremmin.
Käytännössä käyttöönotossa SPR:n osuus oli yhteenvetopalaveriin osallistuminen, jossa kartoitustyön tulokset ja Rauhalan palvelusuunnitelma käytiin lävitse.
- Yhteenvetopalaverin jälkeen asiat etenivät nopeasti. Saimme koneet ja verkot kuntoon asianmukaisella tavalla. Samalla siirryimme käyttämään yhdistystason Office 365 -palvelua, tiivistää Hintsa.
Hänen mukaansa IT on nyt sujuvaa: - Ymmärrän sen, että järjestelmäpäivitykset voivat joskus aiheuttaa ongelmia, mutta tässä tilanteessa jopa tietokoneet vaihtuivat ja siitä huolimatta prosessi ei sisältänyt mitään yllätyksiä. Varsin ihmeellinen suoritus Rauhalalta! Projektin aikana Rauhala tiedotti asioiden etenemisestä hyvin. Tietotekniikasta ei tarvitse enää murehtia. Se on isoin asia.
- Rauhalan ratkaisua täydensi vielä heidän tytäryrityksensä, Priima Yrityslaskennan, konsultoiva rooli kassajärjestelmän vaihtamisprojektissamme, jossa he varmistivat, että kassajärjestelmä toimii yhteen käyttämämme taloushallinto-ohjelman kanssa. Varsin kokonaisvaltaista palvelua siis, päättää Hintsa.
"Rauhalan OnCloud-palvelut järjestivät tietotekniikkamme yhdenmukaiseksi ja toimivaksi kokonaisuudeksi. Rauhalan erottaa muista korkea osaamistaso ja kasvollinen asiakaspalvelu. Parasta yhteistyössämme on, ettei meidän tarvitse murehtia tietoteknisistä asioista, vaan voimme luottaa Rauhalaan."
Tero Hintsa | apulaistoiminnanjohtaja | Länsi-Suomen Punainen Risti
