Aiemmin matkustettiin pitkiäkin matkoja asiakkaan luo ohjelmistoja käyttöönottamaan, nykyään on käytössä tähänkin erilaisia vaihtoehtoja. Käyttöönottoja voidaan tehdä kullekin asiakkaalle parhaiten sopivalla tavalla. Edelleen voidaan käyttöönottoja tehdä asiakkaalla asiakkaan omalla materiaalilla tai niitä voidaan tehdä myös etäyhteyksien avulla.
Käyttöönoton määrittelyssä mietitään yhdessä asiakkaalle parhaiten sopiva malli, tärkeää on edelleen, että se tehdään huolella ja sovitun mukaisesti.
Etäkoulutukset ovat myös syrjäyttäneet luokkakoulutukset, joita pidettiin paikkakunnittain ympäri Suomea. Ne toimivat silloin myös asiakkaiden kohtaamispaikkoina, tavattiin kollegoita, vaihdettiin kuulumisia ja voitiin yhdessä keskustella ajankohtaisista asioista. Tätä mahdollisuutta ei etäkoulutus enää mahdollista, valitettavasti.
Koulutus asiakkaalla
Tietenkin on käyttöönottoja, jolloin se on tarpeen tehdä paikanpäällä. Tarvitaan erilaisia tietoja, jotka löytyy vain asiakkaan mapeista tai käydään läpi perustietoja suunnitellen yhdessä ohjaustietoja, toimintatapoja tms., tällöin on parempi olla kasvokkain.
- Usean henkilön kalentereiden yhteensovittaminen monesti hankalaa ja välillä se tuntuu jopa mahdottomaltakin kiireiden takia.
- Koulutuksen jaksottaminen päivän aikana niin, että koulutettavan tiedon vastaanotto ja keskittyminen ei herpaannu päivän aikana.
- Koulutuspäivän aikana käsitellään monesti kokonaisuus, jolloin osallistujien on omaksuttava paljon asiaa.
Etäkoulutus vaihtoehtona
Etänä tehtävässä käyttöönotossa maantieteellisesti ei ole merkitystä oletko silloin Helsingissä, Inarissa tai vaikka Espanjassa. Etäkoulutukset tuovat säästöä myös matkustuskuluissa ja -ajassa. Etäkoulutuksen voi järjestää tarvittaessa vaikka saman tien esimerkiksi ongelmatilanteessa. Etänä voimme olla yhteydessä asiakkaan koneeseen niin, että näemme molemmat samaa näkymää silloin.
- Monelle tuo parin tunnin koulutus on se ajanjakso, jolloin pystytään uutta tietoa ottamaan vastaan ja keskittymään tilanteeseen.
- On helpompi järjestää useampi lyhyempi koulutus kuin koko päivän kestävä. Koulutuksia voidaan sopia lyhyelläkin varoitusajalla etäkoulutuksina jaettuna lyhyempiin ajanjaksoihin.
- Opittua voidaan jo hyödyntää ja soveltaa sitä nykyhetkeen, suunnittelemaan mahdollisia muutoksia jo käytössä oleviin työtapoihin sekä tekemään tarvittavia muutoksia rutiineihinsa. Seuraavaan koulutukseen tultaessa onkin jo asiat menneet eteenpäin ja koulutus etenee joustavasti.
- Etäkoulutuksessa koulutettavat voivat olla joko jokainen omalla koneellaan tai yhteisessä tilassa yhden koneen varassa, etäyhteys asiakkaan näyttöä jakaen tehostaa koulutusta ja jää paremmin mieleen tehdyt asiat, kun niitä itse tekee eikä vain seuraa kouluttajan työskentelyä. Etäkoulutus voidaan nauhoittaa tilanteen mukaan, jolloin siihen on mahdollisuus palata myöhemmin tarvittaessa.
Kouluttaja - asiakas
Moni tuntee kouluttajan joko ennestään tai on tavannut ennen koulutusta esim. kartoitusvaiheessa. Ehkäpä kouluttajan kuva yhteystietoineen koulutuksen alkuun tuo mukaan henkilökohtaisemman yhteyden asianomaisten välille, ei ollakaan vain ”se tuttu ääni puhelimessa”. Etäkoulutuksessa et kuitenkaan pysty lukemaan toisen kehonkieltä, paikanpäällä tapahtuvassa koulutuksessa voi nähdä oppilaan ilmeistä ymmärsikö hän käsitellyn asian vai pitäisikö se käydä vielä uudestaan läpi. Siksipä keskustelu kouluttajan ja koulutettavien välillä on tärkeää etäkoulutuksessakin, täytyy kuunnella tarkasti, kuuluuko äänestä epävarmuutta tai ollaanko vielä ”samalla kartalla”. Ja koulutettavan tulisi rohkeasti esittää kysymyksiä, jos siltä tuntuu.
Kokemuksia käyttöönotoista
Asiakkaiden kokemukset ovat olleet myönteisiä. Erilaiset etukäteisvalmistelut ovat nopeuttaneet käyttöönottoa ja työskentely saman näkymän parissa selkeyttää tilannetta, kukaan ei putoa ”näytöltä” koulutuksen edetessä. Lyhyemmät etäkoulutukset auttavat jaksamisessa, koska joskus koulutuksen aihe saattaa olla vaikea ja se tekee koulutuksesta raskaan. Joku taas kaipaa sen henkilökohtaisen koulutuksen, jolloin sellainen järjestetään.
Edettäessä koulutuksessa vaiheittain, asiakkaan toiveet ja tarpeet huomioiden, saamme käyttöönotosta kaiken puolin positiivisen kokemuksen. Vaikka yhdistäen käyttöönotto-koulutukseen molempia vaihtoehtoja aloittaen paikanpäällä pidettävästä ja jatkaen etäkoulutuksella.
Monelle etäkoulutus voi olla uusi asia, jota hieman aristellaan. Kannattaa kuitenkin rohkeasti osallistua tarjolla oleviin koulutuksiin. Näitä koulutuksia on tänä päivänä kuitenkin tarjolla tosi paljon määrällisesti ja aihepiireiltään, jokaiselle jotakin. Osallistu siis rohkeasti mukaan niihin, opastamme tarvittaessa.
Olkoonpa koulutuksen aiheena mikä tahansa, me Rauhalassa pidämme sen minkä lupaamme ja tarjoamme asiakkaille hyviä yöunia! Haetaan siis yhdessä paras mahdollinen vaihtoehto tulevalle koulutukselle!
Lataa oppaamme:
Onnistunut ERP-järjestelmän käyttöönotto
Tässä oppaassa tarjoamme näkemyksemme ERP-järjestelmän onnistuneeseen käyttöönottoprosessiin.
Tule tutustumaan koulutustarjontaamme tästä.
Takaisin blogiin
Sovellusasiantuntija, mukana talouden ja toiminnanohjauksen sovelluksien käyttöönotoissa, kouluttamassa sekä helpdeskissä asiakkaita auttaen. Vapaa-aikaan kuuluvat mm. koirat, käsityöt, lukeminen, mökkeily ja matkustelu.
