Olisiko aika päivittää työajanseurantajärjestelmä nykyaikaisempaan?

Onko teillä jo käytössänne sähköinen työajanseurantajärjestelmä? Ongelmia voi silti olla monia, esim.

• ohjelma tuntuu raskaalta ja kankealta käyttää,
• ohjelman päivittäminen vaatii palvelimeen uudelleen asennuksia,
• ohjelma ei vastaa nykyaikaisiin tarpeisiin,
• tietosuoja-asiat mietityttävät ja/tai
• kustannukset eivät vastaa ohjelman käyttöä.

Mikäli työaika kirjataan teillä vielä paperilapuin tai Excel-taulukossa, voit lukea tästä, miksi työajanseuranta Excelissä ei kannata ja miten nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä edistää ja suoraviivaistaa työajanseurantaa.

Pilvipalvelun nykyaikaisuus ja muokattavuus

Nykyaikaiset työajanseurantajärjestelmät toimivat pääsääntöisesti pilvipalveluna ja  eivät vaadi raskaita asennuksia omalle päätteelle tai palvelimille. Ohjelmien päivitys tapahtuu palveluntuottajan toimesta, jolloin käytössäsi on aina ajantasainen ohjelma ilman uudelleen asennuksia.

Vanhassa työajanseurantajärjestelmässä muutostarpeet saattavat aiheuttaa harmaita hiuksia. Nykyaikaisissa ohjelmissa muutokset tehdään ketterästi ja tarpeen mukaan uudet määrittelyt saadaan ohjelmaan hyvinkin vaivattomasti, pienemmät muutokset jopa käyttäjien itse tekemänä. Nykyaikaiset ohjelmat kehittyvät jatkuvasti ja kehityksessä huomioidaan niin lain vaatimat muutokset kuin asiakkaiden käyttökokemukset.

Nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä laajenee tarvittaessa. Sillä voidaan kirjata esimerkiksi matka- ja kululaskuja, tehdä vuorosuunnittelua tai käyttää perusteellisempia HR-työkaluja.

GDPR ja työaikalaki

Työaikalaki on muuttunut, eivätkä vanhat ohjelmat välttämättä pysty enää vastaamaan lain vaatimuksiin. Nykyaikaiset ohjelmat huomioivat esimerkiksi enimmäistyöajan seurannan ja ennen kaikkea GDPR:n mukaisen henkilötietojen käsittelyn. Tiedot pysyvät aina tallessa pilvessä tietosuoja-asetusten mukaisesti, vaikka jokin oma laite hajoaisi. Varmuuskopiointi tapahtuu palveluntuottajan konesalissa. Yksinkertaisten raporttien avulla sinun on helppoa osoittaa lain vaatima seuranta.

Käyttäjäystävällisyys

Vanhat työaikajärjestelmät saattavat perustua pääte- tai tekstiviesti kirjaamiseen, mikä ei enää palvele nykyaikaisia tarpeita. Esimerkiksi liikkuvan työn tai etätyön kirjaaminen on vaivatonta pilvipalvelussa missä ja milloin vain. Pilvipalvelu takaa ketterän käyttökokemuksen. Ohjelma on käytettävissä niin selaimessa kuin mobiiliversiona sekä tarpeen mukaan työaikapäätteellä. Kaikki tieto siirtyy reaaliajassa ohjelmassa eri kirjaustavoista huolimatta.

Henkilö voi myös itse seurata vaikkapa omia liukumasaldojaan helposti ja tieto kirjatusta työajasta siirtyy reaaliajassa esimiehen nähtäville. Roolituksilla voidaan ottaa kantaan henkilön mahdollisuuksiin korjata itse kirjaamaansa työaikaa, jolloin esimiehelle jää vain tuntien tarkistus ja tarvittaessa hyväksyntä.

Automaattinen TES-tulkinta, työajan kohdennus ja poissaolot

Automaattinen TES-tulkinta tulkitsee työajan taustalla. Ohjelma räätälöidään käyttöönottovaiheessa yksilöllisten tarpeiden mukaan ja näin ohjelma laskee automaattisesti ylityöt, liukumasaldon ja mahdolliset työaikaan kuuluvat ilta-, viikonloppu- ja muut lisät. Ohjelmaan on mahdollista rakentaa myös erilaista tulkintaa eri työaikaryhmien välille. Työajan kohdennus esimerkiksi projekteille on yksinkertaista. Näin projektikohtaisia tunteja on helppo seurata ja raportoida suoraan ohjelmasta.

Nykyaikaisessa työajanseurantaohjelmassa voidaan myös ylläpitää lomaseurantaa, anoa tulevia lomia ja vapaita. Kirjatut lomapäivät vähentävät automaattisesti kertynyttä vuosilomasaldoa.

Matka- ja kululaskujen käsittely

Nykyaikaisissa työajanseurantajärjestelmissä voidaan käsitellä matka- ja kululaskuja, joista saadaan siirrettyä tieto omilla palkkalajeilla palkkaohjelman kautta maksettavaksi.

Liittymät

Vanhassa työajanseurantajärjestelmässä liittymät muihin ohjelmiin saattavat olla kalliita tai hankala rakentaa. Nykyaikaisissa järjestelmissä liittymän rakentaminen niin palkka-, henkilöstö- kuin taloushallintoon onnistuu vakioiduilla liittymillä. API-rajapintoja hyödyntäen tietoa voidaan tuoda ja hakea muista ohjelmista. Esimerkiksi valmiiksi tulkittu työaika saadaan siirrettyä suoraan palkkaohjelmaan, työsuhde- ja poissaolotietoja voidaan tuoda suuremmista HR-ohjelmista ja projektitunnit voidaan viedä taloushallintoon.

Kustannukset

Työajanseurannan kustannukset muodostuvat monesta eri tekijästä ja vanhoissa järjestelmissä hinnoittelu voi olla joustamatonta.

Pilvipalveluiden hinnoittelu pohjautuu käyttäjien/käytön ja yrityksen tarpeiden mukaan, mikä tuo kustannussäästöjä verrattuna vanhoihin raskaskäyttöisiin ohjelmiin.

Käyttöönotto

Vanhojen järjestelmien käyttöönotto saattaa olla pitkissä kantimissa, kun vaaditaan erilaisia asennuksia ja määrityksiä.

Pilvipalvelun käyttöönotto voidaan toteuttaa hyvinkin nopeasti. Asiakkaalla on valmis työaikajärjestelmä käytettävissä vain kirjautumalla palveluun selaimessa tai mobiilissa.

Työajanseurantajärjestelmä on hyvä päivittää asiantuntevan palveluntarjoajan kanssa, jolloin palvelu sisältää käyttöönoton ja koulutuksen lisäksi myös tuki- ja asiakaspalvelun jatkossa.

Mitä seuraavaksi? Nämä linkit avuksesi:

• Lue tästä lisää mitä laki sanoo enimmäistyöajan seurannasta 
  
  
• Tilaa tästä itsellesi webinaari yleisesittely nykyaikaisesta työajanseurantaohjelmasta Nepton 
  
  
• Lue mitä hyötyjä hyvä työajanseurantajärjestelmä tuo yrityksellesi 
  
  
• Lataa opas nykyaikaisen työajanseurantajärjestelmän valintaan