Aiemmin Keliakialiitto käytti työajanseurantaan Exceliä. Excel oli kuitenkin vaikeasti hallittavissa. Raportointimahdollisuudet olivat huonot. Käytännössä vain lähiesimiehet tarkistivat kuukausittain tiiminsä työajanseurannan. Oli aika siirtyä nykyaikaiseen työajanseurantaan. Muutoksen puolesta puhui myös se, että järjestön rahoittaja edellyttää asianmukaisesti järjestettyä työajanseurantaa.
Nykyaikaiseen työajanseurantaan siirtyminen
Rauhala tarjosi Keliakialiitolle ratkaisuksi Nepton-työajanseurantaa.
- Vanhalla tavalla emme halunneet enää jatkaa ja Nepton vaikutti heti selkeältä ja helppokäyttöiseltä ratkaisulta. Lisäksi meillä oli aiemman yhteistyön pohjalta kokemusta Rauhalan loistavasta asiakaspalvelusta, joten päätöksen tekeminen oli helppoa, kuvaa Keliakialiiton talouspäällikkö Eija Leppäkynnäs ja jatkaa:
- Neptonin käyttöönotto oli nopeaa. Meille järjestettiin koulutus, jossa työntekijämme pääsivät myös kyselemään mieltä askarruttaneet kysymykset. Olen myös huomannut, että uudet työntekijät oppivat käyttämään järjestelmää erittäin helposti. Jos vertaan Exceliin, on Nepton huomattavasti käyttäjäystävällisempi, selkeämpi ja yksinkertaisempi!
- Neptonin pilvipalveluominaisuudet tekevät siitä laiteriippumattoman ja se toimii loistavasti myös etätyötä tehtäessä. Erityisesti iloitsen monipuolisista raportointimahdollisuuksista. Projekti- ja kustannuspaikkaseuranta ovat meillä nyt käytössä ja tavoitteena on kehittää näitä yhä tarkemmiksi tulevaisuudessa, iloitsee Leppäkynnäs.
Asiakaspalvelun merkitys järjestelmän käytössä
Leppäkynnäs kokee, että yhdistyksen arvot kohtaavat Rauhalan kanssa:
- Rauhala on tuonut aktiivisesti esille yrityksen strategiaa ja arvopohjaa ja täytyy sanoa, että ne kyllä osuvat maaliin. Kauniit sanat eivät ole vain puhetta, vaan olen käytännössä saanut todeta, että asiakaspalvelu ja palveluiden laatu ovat loistavalla tasolla. Koen, etten ole yksin kysymysteni kanssa. Saan nopeasti asiantuntevaa apua. Asiantuntemuksesta kertoo sekin, että saan huonosti muotoiluihin kysymyksiini oikeita vastauksia, nauraa Leppäkynnäs.
"Työajanseurantajärjestelmä, Nepton, on selkeä, yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen. Työntekijämme oppivat sen käytön nopeasti. Johto taas iloitsee monipuolisista raporteista ja kustannuspaikkaseurannasta. Tämä on nykyaikainen tapa huolehtia työajanseuranta asianmukaisesti kuntoon."
Eija Leppäkynnäs | talous- ja hallintopäällikkö | Keliakialiitto ry
