Irti toimimattomasta – Tervetuloa uusi!
Julkis- ja yksityisalojen toimihenkilöliitto Jyty ry:llä oli aiemmin käytössään työajanseurantajärjestelmä. Järjestelmä oli kuitenkin kankea ja sen kehittäminen oli vielä melko alussa.
- Jouduimme käyttämään järjestelmän rinnalla erillisiä Excel-tiedostoja lisien ja korvausten kirjaamiseen ja maksatukseen. Tämä tuntui työläältä ja liian monitahoiselta, kertoo alkutilanteesta Jytyn toimistovastaavana toimiva Kirsti Rautavuori.
Jytyssä ryhdyttiin tekemään kartoitusta uuden työajanseurantajärjestelmän löytämiseksi.
- Työntekijämme tunsi yrityksen, joka käytti Rauhalan tarjoamaa Nepton-työajanseurantaohjelmaa. Jo vuosia aiemmin Rauhala oli tarjonnut ratkaisua myös meille. Nyt kuitenkin aika tuntui otolliselta ja päätimme tutustua ratkaisuun tarkemmmin, kuvaa Rautavuori ja jatkaa:
- Rauhala järjesti meille demo-esityksen Neptonista. Esitykseen osallistui meiltä useampi henkilö ja yhdessä koimme ohjelman selkeäksi ja kysymyksiimme osattiin vastata.
Päätökseen vaikuttavia tekijöitä olivat Rautavuoren mukaan myös tieto järjestelmän kehittämisestä, Rauhalan kyky ymmärtää asiakkaan tarpeita ja entiseen verrattuna kustannusten lasku. Myös se, että Rauhala on kotimainen perheyritys, koettiin tärkeäksi.
Jyty valitsi uudeksi työajanseurantajärjestelmäkseen Rauhalan tarjoaman Neptonin. Henkilöstö otti uuden työajanseurantajärjestelmän vastaan hyvin ja oppi käyttämään sitä nopeasti. Iso hyppy vanhasta tavasta sähköisyyteen oli tervetullut. Leikkimielisesti vanhoille Excel-taulukoille järjestettiinkin hautajaiset. Eleellä haluttiin huomioida se, kuinka hyvin työntekijät suhtautuivat muutokseen ja olivat valmiita hautaamaan vanhat, työläät tavat.
Helppous tekemisessä ja yhteistyössä
- Neptonissa parasta on nykyaikaisuus. Olemme päässeet eroon papereista, niiden lähettämisestä ja ylimääräisistä Exceleistä. Kaikki sujuu sähköisesti, myös hyväksynnät ja tiedonsiirto esimerkiksi palkanlaskentaan. Pääkäyttäjätyökalut ovat monipuoliset ja määrityksiä ja muutoksia voi laajasti hallinnoida itse. Työajanseurantajärjestelmä on informatiivinen, siitä näkee ja voi seurata eri asioita helposti, iloitsee Rautavuori.
Kartoitusvaiheessa Jytyssä haluttiin varmistua siitä, että järjestelmätuki toimii ja on helposti tavoitettavissa. Rautavuoren mukaan parasta yhteistyössä Rauhalan kanssa on ollut tukipalvelun toimivuus:
- Käyttöönoton alussa pidettävät koulutukset antavat kokonaiskuvan uudesta järjestelmästä. Usein kuitenkin vasta käytön myötä oikeat kysymykset ja ongelmat nousevat esille ja silloin pitää olla taho, josta kysyä apua. Rauhalan tukipalvelu on palvellut meitä hyvin. Välillämme vallitsee avoimuus ja yhteistyön pohjana on rehellisyys.
"Nepton-työajanseurantajärjestelmä on helppokäyttöinen. Sen avulla olemme digitalisoineet työajanhallinnan prosessit. Työyhteisömme oppi nopeasti käyttämään Neptonia.
Rauhalan asiakaspalvelu ja järjestelmätuki auttavat asiantuntevasti kaikissa tilanteissa."
Kirsti Rautavuori | toimistovastaava | Julkis- ja yksityisalojen toimihenkilöliitto, Jyty ry
Seuraa Jytyä myös somessa:
Facebook | Twitter | Youtube | Instagram
