Palkka- ja kirjanpito-ohjelman päivittämisen avulla Keliakialiitto otti digiloikan nykyaikaan

Keliakialiitto on valtakunnallinen potilasjärjestö ja gluteenittoman arjen asiantuntija. Järjestön tavoitteena on edistää keliakiaa ja ihokeliakiaa sairastavien sekä muiden gluteenitonta ruokavaliota tarvitsevien hyvinvointia. Keliakialiitto vaikuttaa aktiivisesti siihen, että kaikilla on hyvät edellytykset hoitaa sairautta, noudattaa ruokavaliota ja elää täysipainoista elämää.

    Tarkasti tehdyn kartoitustyön avulla Keliakialiitto löysi itselleen sopivimman ratkaisun

    Tulorekisteriuudistus toimi alkusysäyksenä sille, että Keliakialiitto päätti uudistaa talous- ja palkkahallinnon prosessinsa. Silloiseen ohjelmaan ei tehty tulorekisterin vaatimia muutoksia ilman merkittäviä lisäkustannuksia. Siispä Keliakialiitto päätti päivittää prosessit nykyaikaan ja ryhtyi kilpailuttamaan eri pilvipalveluratkaisuja ja palveluntarjoajia.

    - Tavoitteena oli nykyaikaistaa talous- ja palkkahallintoa. Halusin löytää ratkaisun, joka selkeyttää prosesseja ja poistaa turhan tuntuista manuaalista työtä. Tärkeää myös oli, että uudet ohjelmat pysyvät uudistusten mukana ja ohjelmia kehitetään sen mukaan, kertaa talouspäällikkö Eija Leppäkynnäs.

    Keliakialiitto pyysi tarjouksen viideltä eri toimittajalta.  Huolellisen kilpailutuksen ja kartoituksen kautta haluttiin varmistua sopivimmasta ratkaisusta. Tuloksena Keliakialiitto päätyi Rauhalan tarjoamaan Fennoan kirjanpito-ohjelmaan ja Visma Payrollin palkanlaskentaohjelmaan.

    - Taloushallinnon puolella tavoitteenamme oli automatisoida ja helpottaa kirjanpitoa sekä parantaa porautuvuusmahdollisuuksia aina tositetasolle saakka. Palkanlaskenta taas siirtyi yhdistyksemme sisäiseksi toiminnaksi vuosien ulkoistuksen jälkeen. Halusimme löytää helppokäyttöisen järjestelmän. Vanha järjestelmämme oli liian laaja. Uudella ohjelmalla piti kuitenkin onnistua peruspalkkojen maksun lisäksi kulukorvausten maksaminen vaihtuville vapaaehtoisillemme, kuvaa Leppäkynnäs ja jatkaa:

    - Rauhala tarjosi meille ratkaisuksi Fennoan ja Visma Payrollin yhdistelmäratkaisua. Aiemmin talous- ja palkkahallinto olivat olleet meillä saman järjestelmän sisällä, joten Rauhalan ehdottaman ratkaisun valitseminen ei ollut meille heti itsestään selvää. Kun perehdyimme prosessiin, huomasimme, ettei asia ole yhtään monimutkaisempi, vaikka käytössä olisi kaksi erillistä ohjelmaa. Visma Payrollissa palkka-aineiston kokoaminen ja siirtäminen Fennoan kirjanpito-ohjelmaan tapahtuu erittäin kätevästi. Kahden erillisen järjestelmän käyttäminen ei ole ongelma, tiedon siirtyvät oikein ja käyttö on yksinkertaista.

    - Myös Rauhalan henkilökunnalla oli suuri vaikutus päätökseen. Aikaisemmassa yhteistyössä meille oli syntynyt hirvittävän hyvä kokemus Rauhalan asiakaspalvelusta, käytöntuesta ja HelpDesk-palveluista. Laitan itse henkilökohtaisesti todella paljon painoarvoa sille, että palvelutarjoalla asiakaspalvelupuoli toimii. Kartoitusvaiheessa kävimme todella tarkasti läpi eri järjestelmien toiminnallisuudet, mutta koen, että saamiemme tuloksien suurin erottava tekijä oli nimenomaan asiakaspalvelu. Rauhala tuo toiminnassaan esille paljon yrityksen strategiaa, arvoja ja kasvollista palvelua. Täytyy kyllä sanoa, että ne osuvat maaliin ja tämä on vahvistanut kokemustamme siitä, että Rauhala on juuri oikea kumppani meille järjestelmähankkeissa, kertoo Leppäkynnäs.

     

    Yhdistyksen arki digiloikan jälkeen

    - Taloussihteerimme tiivisti asian hyvin, kun totesi, että voiko ostolaskujen kierrätys olla näin yksinkertaista. Hän hämmästeli, kun niin monta työvaihetta on nyt jäänyt pois, että onko tämä tosiaan mahdollista ja meneekö kaikki varmasti oikein. Fennoassa rutiinitoimenpiteet hoituvat automaattisesti. Ajansäästö ja nopeus ovat helpottaneet arjentyötä merkittävästi. Järjestelmä sisältää myös pankkiohjelman.  Porautuvuus, reaaliaikaisuus ja raportointiominaisuudet ovat  talouspäällikön roolistani katsottuna huipputoimintoja! Hyötyjä on niin monia, etten osaa niitä kiteyttää, nauraa Leppäkynnäs.

    - Rauhalassa asiantuntemus ja asiakaspalvelu ovat loistavalla tasolla. Odotukseni Rauhalan suhteen olivat korkealla ja ovat edelleen. Aina saa apua ja asioihini tartutaan nopeasti. Pidän myös siitä, että Rauhalasta rehellisesti kerrotaan, jos jotakin asiaa ei tiedetä ja opastetaan, mistä tietoa voisi saada. Vuosien varrella olemme olleet todella tyytyväisiä palvelun laatuun.  Asiakasta kuunnellaan, sellainen fiilis minulla on, päättää Leppäkynnäs.

     

    "Valitsimme kirjanpito-ohjelmaksemme Fennoan ja palkanlaskentaan Visma Payrollin. Kahden eri järjestelmän käyttäminen taloushallinnon hoitamiseen on yhtä helppoa kuin se, että toiminnot olisivat saman järjestelmän sisällä. Rauhalan taloushallinto-ohjelmien asiantuntemus on loistavalla tasolla. Asiakas- ja tukipalvelu on erinomaista."

    Eija Leppäkynnäs | talouspäällikkö | Keliakialiitto Ry

    Kiinnostuitko? Täytä viereinen lomake ja olemme sinuun yhteydessä.

     

     

     

    Olisiko näistä apua: 

    Palkanlaskentaohjelman valinta – Millainen järjestelmä sopii yrityksellesi/yhdistyksellesi ja millaisia uudet ohjelmat ovat?

    Opas on maksuton ja sen lataaminen ei sido sinua mihinkään.

    Lataa opas

     

    Tehokkaat talouden prosessit liiketoiminnan ytimessä – Uudenlaisia näkemyksiä talouden prosessien ajatteluun.

    Opas on maksuton ja sen lataaminen ei sido sinua mihinkään.

    Lataa opas

     

    Tietosuoja