Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Työaika – kyttäämistä vai tuottavuuden tehostamista?
7.10.2021 12:24

Työaika – kyttäämistä vai tuottavuuden tehostamista?

Olen useasti törmännyt ajattelutapaan: ”työaika ei ole meille tarvittava seurannan kohde” tai ”me emme usko työajanseurantaan”. Usein ajatellaan, että seuraamalla työntekijöiden työaikaa, kytätään tarkasti työntekijöiden tekemistä ja hengitämme heidän niskaansa. Emme luota työntekijöihimme, joten seuraamme työaikaa tämän takia.

Työmaailman murroksen myötä olemme ohjautuneet työpaikoilla yhä enemmän osallistavaan toimintatapaan. Työntekijöitä kannustetaan kehittämään itseään, ja yhä enenevässä määrin työntekijät kantavat suuremman vastuun työpaikkansa menestymisestä ja säilymisestä. Teknologian kehittyminen on tuonut mahdollisuuden myös seurata entistä helpommin ja reaaliaikaisemmin työntekijöiden osaamista ja resursointia. Mitä sitten työaika ja sen seuranta antavat meille? Onko työajanseuranta pelkästään toisten kyttäämistä?

Työajanseuranta on paitsi lain puolesta velvoitettua, mutta myös yrityksen sekä työntekijöiden etujen mukaista. Työajanseuranta ja hallinnointi mahdollistaa helpomman resursoinnin, kertymien reaaliaikaisen seurannan työntekijän ja työnantajan rooleissa sekä tuottavuuden kasvun.


 

Tuottavuuden ja kannattavuuden kasvu

Työaikaa seuraamalla, yritys saa paremman kuvan siitä, mihin työaikaa käytetään. Työaikaa voidaan esimerkiksi seurata asiakkaittain, projekteittain tai muilla kohdennustasoilla. Kun työaikaa kohdistetaan, työnantaja saa kokonaiskuvan siitä mitkä työvaiheet esimerkiksi vievät eniten aikaa ja priorisoida resursseja paremmin. Projektien ja asiakkaiden työnkohdennus antaa myös paremman ja kannattavamman pohjan laskutukselle. Kun työaika on jo kohdistettu digitaalisesti tietylle kohdenteelle, saadaan tiedot helposti ja nopeasti laskutukseen ja siitä eteenpäin. Työajanseurannalla on siis vaikutusta myös nopeampaan sekä kannattavaan laskutusprosessiin.

 

Työn suunnittelu ja ennakointi helpottuu

Kun työntekijät ovat jonkin aikaa kirjanneet työaikaansa projekteille tai vaikka asiakkaittain, on tulevaisuudessa helpompi ennakoida työajan käyttöä eri tehtävissä. Työajan hallinnalla voimme helpottaa jopa myynnin työtä, kun omaamme tarkemman aikakäsityksen tehtävistä töistä. Kun tiedämme valmiiksi työn kestoa eri työtehtävillä ja projekteilla, osaamme arvioida niin ulkoisille sidosryhmille, kuin sisäisestikin, projektien läpiviennin kestoa sekä mahdollisesti myöhästyneiden projektien uuden ajan ilmoittaminen helpottuu.

Työtä on myös valmiin datan perusteella helpompi työntekijän itsenäisesti suunnitella ja organisoida työtehtäviään. Tiimissä työnteko myös tehostuu, kun kaikilla on reaaliaikaista dataa esimerkiksi projektityön tilanteesta.

 

Työn käytön tehostaminen

Ajatellaan aikaa ennen digitaalisia työvälineitä. Työaika käsitteenäkin on vuosien saatossa muuttunut ja moni asia voinut helpottua, nykyaikaistua. Esimerkiksi miten paljon yhden työntekijän kuukauden työaika ja sen tulkinta on aiheuttanut manuaalista työtä jollekin toiselle. Monet palkanlaskennan ja työajanseurannan vaiheet ovat olleet täysin yksittäisten ihmisten manuaalisen työnteon harteilla. Digitaaliset työvälineet toivat tullessaan työn käytön tehostamista. Ne eivät vie meidän töitämme, ne helpottavat sitä ja antavat mahdollisuuden keskittyä tärkeämpiin tehtäviin. Nykyaikainen työajanseuranta minimoi riskin laskentavirheille, inhimillisille vahingoille. Tiedon saannin reaaliaikaisuus pitää kaikki sidosryhmät ajan tasalla tarvittavissa asioissa.

 

Työaika osana henkilöstöhyvinvointia

Olisitko uskonut, että uskomasi työn kyttääminen itseasiassa edistää työhyvinvointia? Kun työaikaa seurataan, voidaan helpommin puuttua mahdollisiin poissaoloihin. Toisaalta taas voimme nähdä todellisten ylitöiden määrän ja puuttua siihen varhaisessa vaiheessa välttääksemme yksittäisen ihmisen ylikuormittumisen.

Kun työntekijällä on oikeus kirjata työaikansa, vuosilomansa ja muut poissaolot itse, osallistamme työntekijän ottamaan vastuuta omasta työnteostaan eritavoin. Osoitamme luottamuksemme työntekijälle antamalla hänen kirjata itse todelliset työaikansa. Työajanseuranta antaa työntekijälle laajemman kuvan omasta todellisesta työajastaan sekä esimerkiksi ylitöistä. Parhaimmassa tapauksessa työntekijä näkee reaaliajassa hänelle kertyneet rahalliset tai ajalliset korvaukset tehdystä työstään. Hyvässä työajanseurannan ohjelmistossa työntekijällä on mahdollisuus raportoida kattavasti omaa työaikaa ja poissaoloja, hän myös näkee reaaliajassa vuosilomien ja muiden saldojen kertymät.

 

Hybridimalli osaksi arkea

Työmaailma on viimeisten vuosien aikana siirtynyt nopealla tahdilla uuteen normaaliin, hybridimalliin. Asiantuntijatyöt voidaan hoitaa yhä enemmän ajasta ja paikasta riippumatta. Etätyö on tullut osaksi uutta normaalia väistämättä. Uuden hybridityöskentelyn kannalta tärkeää on toimivat ja sopivat laiteratkaisut kotikäyttöön. Tällöin yrityksen avainasemassa on taas hyvä työajanseuranta. Työajanseurannalla vahvistetaan keskinäistä luottamusta työntekijän ja työnantajan välillä. Kun puhutaan hybridityöskentelystä ja työajanseurannasta, luottamus on vahva osa keskustelua.

Kotona työskentely avaa etuja monelle, mutta työajanhallinta voi olla haastavampaa. Hyvällä työajanseurannalla työntekijän on helpompi hallinnoida omaa työaikaa, taukoja ja riittävää lepoaikaa. Työajanseuranta uudessa hybridimallissa mahdollistaa myös joustavan työajan ja helpottaa työn sekä perhe-elämän yhteensopivuutta.

Työajanseuranta ei ole vain työajan tarkkaa kellottamista. Se on avain nykymaailman liikkuvan työn organisointiin, työn ennakoimiseen ja suunnitteluun. Se on avainasemassa henkilöstön hyvinvoinnin tukemisessa. Hyvä työajanseuranta ei vain kyttää sinun työaikaasi, se tehostaa toimintatapojasi ja on tukena yrityksen tuottavuuden perustana.

Loppujen lopuksi, kun mietit asiaa, henkilöstön työaika ja sen seuranta onkin aika keskeisessä asemassa yrityksen jatkuvuuden kannalta?

 

Takaisin blogiin